Data rooms para bancos de investimento: benefícios e tendências

Poucas indústrias dependem tanto dos Virtual data rooms (VDRs) quanto os bancos de investimento.. De acordo com a pesquisa de Grand View Research, o setor global de VDR foi avaliado em US$ 2,4 bilhões em 2024, com os setores bancário, de serviços financeiros e de seguros representando quase 30% do total.

Isso se deve ao valor que os bancos de investimento atribuem à qualidade dos dados. Essas instituições dependem de grandes volumes de dados financeiros, de mercado e econômicos para avaliar oportunidades de investimento, prever tendências e desenvolver estratégias de negociação.

À medida que esses dados aumentam em volume e complexidade, é essencial que sejam seguros, centralizados e interpretáveis.. Como este artigo destacará, a capacidade de um Data Room de cumprir essas funções – e muito mais – as tornou uma ferramenta indispensável para a indústria de banco de investimento.

O que é um data room para banco de investimento?

Um Virtual Data Room (VDR) é um ambiente seguro em nuvem que permite que bancos de investimento compartilhem informações confidenciais, armazenem grandes volumes de dados e colaborem com outras partes envolvidas.

Os bancos de investimento normalmente criam um Data Room separada para cada transação e a compartilham com todos os participantes dessa transação. Dependendo dos direitos atribuídos a cada participante, eles podem editar documentos no VDR, adicionar seus próprios arquivos ou atribuir tarefas a outros participantes.

Os VDRs são especialmente úteis em processos como a due diligence, que geralmente envolve grandes volumes de dados complexos e, muitas vezes, não estruturados. A empresa de pesquisa Gartner indica que o tempo médio para um processo típico de due diligence aumentou mais de 30% na década até 2019. Com o uso de um Data Room, os responsáveis pela due diligence podem contar com benefícios como:

• Centralizar informações, comunicações e fluxos de trabalho para tornar o processo mais eficiente.
• Evitar a duplicação e o compartilhamento indevido de informações privilegiadas.
• Manter um melhor controle de versões dos documentos.
• Atribuir diferentes níveis de permissão a cada usuário, prevenindo acessos ou edições não autorizadas.

Acima de tudo, os Virtual data rooms permitem que os bancos de investimento se mantenham em conformidade com as regulamentações. Nos Estados Unidos, a FINRA e a SEC possuem regras específicas sobre como os registros de transações devem ser armazenados na nuvem. À medida que os padrões de proteção de dados se tornam cada vez mais rigorosos, a importância dos VDRs para a indústria de banco de investimento também aumenta.

Principais recursos e benefícios dos data rooms para o banco de investimento

O valor enorme gerido por bancos de investimento depende de sua capacidade de proteger e aproveitar grandes volumes de informações. Os recursos e benefícios oferecidos pelas Data Virtual Rooms mais avançadas desempenham um papel essencial nesse processo.

Principais recursos dos data rooms:

• Protocolos de segurança avançados e criptografia: Informações valiosas armazenadas na nuvem exigem altos níveis de segurança, que são a principal função de qualquer Data Room.
• Controles de acesso granulares e trilhas de auditoria: Os VDRs fornecem aos administradores total visibilidade sobre quem acessou informações, quando e de qual local.
• Gerenciamento seguro de documentos e ferramentas de colaboração: Os administradores podem definir diferentes privilégios tanto no nível do documento quanto do usuário.
• Suporte à conformidade regulatória: Os VDRs oferecem suporte contínuo às exigências regulatórias, incluindo atualizações sobre acessos de usuários, acordos de confidencialidade (NDAs) e outros requisitos.
• Visão geral do processo e painéis de controle: A maioria dos data rooms agora inclui ferramentas que permitem aos usuários obter insights instantâneos sobre atividades e fluxos de trabalho dentro do VDR.

Principais benefícios dos data rooms:

• Redução de custos: Ao migrar a gestão de negócios para a nuvem, os usuários reduzem a necessidade de data rooms físicas, reuniões presenciais e outros custos relacionados às transações.
• Menor risco: Os VDRs garantem a segurança de documentos altamente confidenciais, reduzindo o risco de compartilhamento com terceiros não autorizados.
• Maior eficiência: A centralização dos fluxos de trabalho e da comunicação gera mais eficiência, com algumas soluções indicando economia de tempo de até 40%.
• Mais transparência e responsabilidade: Os administradores dos data rooms podem ter total visibilidade das tarefas pendentes, documentos ausentes e solicitações de usuários em um único local.
• Melhor colaboração: Os VDRs permitem que os usuários trabalhem simultaneamente nos mesmos fluxos de trabalho, eliminando a duplicação de documentos e incentivando o trabalho em equipe.

Data rooms no processos de banco de investimento

Os data rooms atuam como um catalisador nos processos de banco de investimento. Com o aumento das atividades realizadas nessas plataformas, elas passaram a ser chamadas, em alguns casos, de “plataformas de gestão de negócios”, pois sua função evoluiu de mero armazenamento de documentos para a de facilitador de transações.

Os data rooms modernos agora agregam valor em todas as etapas das transações para as quais são utilizadas — seja na captação de capital, em fusões e aquisições (M&A) ou até mesmo na subscrição de títulos — como ilustrado na tabela abaixo. Recomendamos também que você leia sobre como escolher uma boa sala de dados antes de adquirir uma.

Integrando data rooms aos fluxos de trabalho de bancos de investimento

Do ponto de vista dos negociadores, a boa notícia é que a maioria das inovações em data rooms nas últimas duas décadas foi impulsionada pela indústria de bancos de investimento. Além disso, o fato de todas as principais plataformas de data rooms contarem com pelo menos um banco de investimento de alto nível entre seus clientes já diz muito. Como resultado, a maioria dessas soluções pode ser facilmente integrada aos fluxos de trabalho existentes nos bancos de investimento.

No caso de fusões e aquisições (M&A), os data rooms podem ser usados para armazenar com segurança memorandos de investimento, demonstrações financeiras e materiais de due diligence. Ao centralizar essas informações, os banqueiros podem compartilhá-las facilmente com terceiros e manter um registro de auditoria detalhado sobre quem já acessou os documentos. Esse modelo naturalmente leva a uma maior segurança dos dados, melhor gerenciamento de documentos e maior colaboração.

Os data rooms também desempenham um papel crucial para os banqueiros envolvidos em operações de captação de capital, como IPOs ou colocações privadas. Nesses casos, elas permitem organizar e distribuir informações de forma eficiente para investidores, subscritores e reguladores. A transparência e acessibilidade proporcionadas pelos data rooms elevam o nível de colaboração entre as diferentes partes, muitas vezes dentro de prazos apertados.

A adição de ferramentas impulsionadas por inteligência artificial a muitas das principais plataformas de data rooms promete tornar a integração ainda mais fácil. Exemplos típicos de como essas tecnologias simplificam o trabalho dos banqueiros incluem a categorização automática de documentos enviados, alertas sobre possíveis problemas de conformidade e a realização de pesquisas relacionadas à due diligence. Além disso, elas podem garantir permissões de acesso mais inteligentes — por exemplo, aceitando solicitações apenas de determinados domínios.

Em resumo, os bancos de investimento já dependem amplamente dos data rooms em seus fluxos de trabalho, e essa tendência tende a se intensificar ainda mais nos próximos anos.

Como será a data room do futuro?

A lista de provedores de data rooms acima já indica o quão competitivo o mercado de VDRs voltados para bancos de investimento se tornou. Para se manter à frente, essas plataformas precisam inovar constantemente, seja por meio de P&D ou aquisições. Assim como os bancos de investimento que atendem, os provedores de data rooms estão recorrendo a fusões e aquisições para agregar valor. Exemplos disso incluem a aquisição da Alphamoon pela Box ou os US$ 120 milhões investidos pela Dropbox em 30 aquisições.

Essas aquisições e os novos recursos baseados em inteligência artificial que estão sendo adicionados pelas principais plataformas de data rooms nos dão pistas sobre como será a sala de negociação do futuro. Entre os recursos que prevemos, destacam-se:

• Inteligência Artificial (IA) e Automação: Nos últimos 18 meses, a IA e a automação avançaram significativamente — e essa revolução está apenas começando. O impacto combinado dessas tecnologias resultará na redução dos prazos para transações. Se o tempo médio para a realização de due diligence aumentou significativamente nas últimas duas décadas, agora podemos esperar uma inversão dessa tendência. No futuro, provavelmente olharemos para trás e nos perguntaremos como um processo de due diligence sem IA poderia levar mais de seis meses.
• Melhorias na Segurança: Os data rooms já são, em grande parte, ambientes altamente seguros. Afinal, se não fossem, os maiores bancos de investimento do mundo não confiariam nelas. No entanto, os cibercriminosos estão sempre inovando, e os provedores de VDR precisam se antecipar às ameaças de hacking. Podemos esperar que a segurança baseada em blockchain e até mesmo a biometria se tornem padrões nos data rooms do futuro.
• Melhor Integração: Existe um equilíbrio delicado entre integrar o data room a muitas outras ferramentas e manter a segurança. No entanto, a última década já demonstrou que integrações bem-sucedidas com processadores de texto e planilhas são viáveis, e novas integrações certamente virão. É difícil imaginar, por exemplo, que um leitor de contratos jurídicos baseado em IA não se torne uma funcionalidade padrão no futuro.

A evolução dos data rooms está apenas começando, e os próximos anos prometem transformações ainda mais profundas.

Conclusão

Nas últimas duas décadas, os virtual data rooms (VDRs) se tornaram onipresentes no setor de banco de investimentos. Com exceção do Microsoft Excel, dificilmente há uma ferramenta mais comum no meio bancário do que o Data Room. Isso ocorre porque, à sua maneira, o que começou como uma ferramenta para armazenamento e compartilhamento de documentos evoluiu para um catalisador de transações bancárias, facilitando a colaboração, a gestão de documentos e o sucesso dos negócios.

Acima de tudo, com os requisitos cada vez mais rígidos da FINRA e da SEC, os data rooms se tornaram, na prática, uma exigência regulatória para os bancos de investimento. Seja atuando em fusões e aquisições, captação de capital ou reestruturação, as melhores data rooms podem ajudar a garantir que as informações privilegiadas sob sua responsabilidade estejam totalmente seguras. Ter a tranquilidade de estar em conformidade permite que você se concentre nos aspectos estratégicos e de geração de valor do banco de investimentos.