Casos de uso para as data rooms virtuais

Para muitas empresas no mundo corporativo, é inevitável ter de compartilhar documentos com todos os tipos de usuários. Isto faz com que a segurança de dados seja uma prioridade, dado o alto nível de tráfego de dados sendo compartilhados. Com a ameaça de hackers e por causa das inúmeras regras de privacidade online, a segurança dos dados torna-se essencial.

Felizmente, uma virtual data room (ou VDR, como são conhecidas as salas de dados virtuais), resolve o problema da segurança. Nas seções a seguir, vamos examinar os principais casos de uso de uma VDR.

Antes de mais nada, contudo, vamos entender melhor em que consiste uma data room virtual e como ela serve para a segurança dos dados no mundo corporativo.

O que é uma virtual data room?

Quando uma companhia precisa armazenar e compartilhar informações com terceiros, especialmente em casos como diligência prévia para M&A (fusões e aquisições) e processos litigiosos, a proteção total destas informações é essencial. Uma virtual data room, ou sala de dados virtual, cria um espaço seguro para armazenar e compartilhar informações entre a equipe interna de uma empresa e entidades externas.

O que torna as virtual data rooms imprescindíveis?

Embora plataformas de compartilhamento de documentos, como o Dropbox ou Google Drive, possuam recursos parecidos com os de uma VDR,  o software das data rooms virtuais é muito mais avançado. Algumas das diferenças são:

• Segurança. Uma virtual data room já vem repleta com funcionalidades para garantir o máximo de segurança para todas as informações depositadas na sala. Essas funcionalidades incluem autenticação de dois fatores, criptografia de ponta a ponta, controles de atividade, etc. A segurança vai até mais longe com a inclusão de marcas d’água eletrônicas que monitoram a movimentação de dados para fora da sala. Pode-se também classificar o tipo de informação que alguém consegue ver ao visitar a VDR.
  
• Rastreamento de atividade. Na virtual data room, o administrador controla o que os visitantes veem – você pode monitorar todas as visualizações ou alterações feitas durante o tempo que um usuário acessou a plataforma. Você também pode usar limitar o acesso de usuários à data room, dando permissão somente para pessoas autorizadas.
  
• Facilidade de uso e assistência 24 horas. A data room virtual é fácil de usar – não precisa ser entendido de tecnologia. Além disso, caso ocorra uma dificuldade, você sempre pode se beneficiar da assistência 24 horas por dia que o fornecedor da VDR oferece.

Estas e outras vantagens dificilmente se encontrariam em plataformas mais tradicionais de armazenamento e compartilhamento de dados.

Aplicações das data room virtuais

Diligência prévia para fusões e aquisições (M&A)

Esse é um dos casos de uso mais comuns para uma virtual data room. A due diligence (ou diligência prévia) para fusões e aquisições forma a essência de qualquer transação de negócio a negócio no mundo empresarial. Com uma VDR, as empresas podem executar interações ou transações de forma remota e segura. Com o compartilhamento de documentos, pode-se verificar facilmente os portfólios empresariais e financeiros de outras entidades. Dados confidenciais podem ser visualizados através de uma plataforma segura baseada na nuvem.

Quer se trate de uma startup sendo adquirida por uma empresa maior ou  a união de duas mega-empresas, a VDR oferece um ponto seguro para compartilhar documentos criptografados e controlados para evitar vazamentos. Ela também atenua alguns dos riscos de que alguém roube informações virtuais, já que o acesso do usuário pode ser controlado, monitorado e restringido conforme necessário. A VDR também restringe a possibilidade de cópia, duplicação e impressão dos documentos.

Arrecadação de fundos

Ao arrecadar fundos para um empreendimento ou para financiar um negócio, é necessário usar software seguro baseado na nuvem para armazenar os registros financeiros confidenciais que os investidores precisarão ver. Também é preciso compartilhar essas informações financeiras com potenciais investidores ou patrocinadores sem permitir que elas caiam nas mãos erradas.

Nestes casos, as virtual data rooms são usadas para garantir a proteção dos dados compartilhados. Elas também ajudam a criar um processo transparente onde todos sabem o que está acontecendo e todos podem ver o tráfego de dados dentro da organização e entre potenciais investidores.

Armazenamento corporativo

Quando uma empresa possui escritórios em vários locais, uma data room virtual oferece o ambiente mais seguro para compartilhar dados facilmente – mesmo no caso de uma equipe enorme, baseada em diferentes lugares. Com a plataforma, os gerentes podem dar acesso a funcionários autorizados, ao mesmo tempo em que limita as permissões a documentos e arquivos específicos. Isso impede que quem não possui autorização suficiente possa ver arquivos confidenciais.

Auditorias

Pense no caso de uma firma que precisa se submeter a uma auditoria fiscal. Neste caso, uma data room virtual fornece a plataforma certa baseada na nuvem para compartilhar os registros financeiros da empresa com um auditor externo.

Com a data room, o auditor não precisa se locomover de uma organização para a outra – tudo se faz remotamente. Durante a auditoria, a seção para perguntas frequentes permite que os auditores interajam com a empresa, solicitando esclarecimentos conforme necessário.

Diligência prévia para IPOs

Quando uma empresa realiza o processo de due diligence para uma oferta pública inicial (IPO), a virtual data room oferece a plataforma certa para que a companhia possa compartilhar dados confidenciais com a instituição financeira. A seguir, o banco analisa os dados da empresa e determina a sustentabilidade dela como modelo de negócios, entre outros índices a serem medidos durante o processo. Geralmente, a data room ajuda a criar um processo de due diligence transparente e eficiente, sem erros ou problemas de segurança. 

Conclusão

A data room virtual é um dos melhores recursos para negócios que surgiram no campo do armazenamento em nuvem. É um serviço que oferece toda a segurança de que uma empresa pode precisar para manter a sua privacidade e proteger dados confidenciais. Além disso, é um recurso indispensável durante transações como due diligence entre uma empresa e um potencial comprador ou entidade associada.