Criar uma data room virtual

Criar uma data room virtual

Uma data room virtual é um depósito online para dados e informações, a partir do qual os dados necessários podem ser recuperados de forma rápida e simples. Estas data rooms online são verdadeiramente essenciais para as fusões e aquisições nos dias de hoje devido à maneira bastante segura como tratam os dados. 

As data rooms virtuais são perfeitas para pessoas que têm vidas extremamente ocupadas. É por isso que uma data room online deve ser fácil de criar e usar. Felizmente, a maioria das data rooms não demora muito tempo para ser criada. Desta forma, deixamos-lhe aqui alguns passos básicos e simples para personalizar a configuração da sua data room:

Passo nº 1: Escolha uma data room virtual

Em primeiro lugar, precisa de decidir qual é o fornecedor do serviço de data room virtual que pretende. Existem vários fornecedores de data rooms, pelo que deve fazer uma pesquisa antes de tomar uma decisão. Há vários fatores que precisa de considerar antes de escolher uma data room virtual. O mais importante está relacionado com as suas características de segurança. 

Em seguida destacamos algumas das características essenciais de segurança das data rooms online:

data room virtual

Passo nº 2: Crie uma estrutura para todos os documentos

Em seguida, terá que conceber uma estrutura adequada para todos os seus documentos. A estrutura determinará a forma como os dados numa determinada data room serão organizados para que possam ser recuperados conforme e quando for necessário. Criar uma estrutura para todos os seus documentos fará com que seja mais fácil partilhar os seus documentos com os seus utilizadores. Como resultado, todo o fluxo de trabalho será simplificado e o processo de configuração de sua data room também se tornará mais fácil. O índice da data room deve conter todos os detalhes de como os dados foram estruturados na data room virtual.

Passo nº 3: Carregue os ficheiros

Uma data room virtual permite que carregue ficheiros em massa. Os utilizadores poderão classificar e recuperar documentos a partir de uma plataforma. Em algumas data rooms virtuais também está disponível uma ferramenta incorporada de visualização de documentos. Poderá carregar novos documentos sempre que desejar e partilhá-los com os utilizadores de um determinado grupo. Isto pode ser feito no separador “Documentos” da data room virtual. Algumas data rooms virtuais também oferecem a opção de arrastar e largar. Isto faz com que seja ainda mais fácil carregar ficheiros para a sua data room.

Passo nº 4: Defina as permissões de grupo e as configurações de segurança

Pode definir restrições e permissões para os diferentes grupos aos quais autoriza o acesso à sua data room virtual. Algumas das permissões mais frequentes incluem adesões, pedidos, etc. As permissões podem ser definidas a um nível individual e/ou de grupo. Qualquer grupo numa determinada data room pode ter quatro níveis de permissão diferentes: visualizar, editar, descarregar o original e descarregar. Também pode definir permissões relativas aos ficheiros e pedidos para os seus documentos. Estas permissões podem ser ajustadas sempre que desejar.

Passo nº 5: Convidar Utilizadores

Também pode convidar novos utilizadores para os vários grupos da sua data room virtual. Adicionar novos utilizadores aos vários grupos das data rooms virtuais é uma tarefa simples. Para adicionar novos utilizadores basta inserir os seus endereços de e-mail – estes podem ser carregados em massa para a data room. Será enviado um e-mail de convite aos novos utilizadores que permitirá que se juntem a um determinado grupo.

Acabamos de lhe explicar como pode criar a sua data room virtual. Os passos são semelhantes para a maioria dos fornecedores de soluções de data rooms. No caso de nos ter escapado algo, ou se tiver alguma dúvida, por favor, partilhe as suas ideias na secção de comentários.

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