O mercado dos data rooms virtuais (VDRs) vem crescendo a passo acelerado, com projeções de alcançar um valor de US$ 3,6 bilhões até 2027. São vários os motivos desse crescimento, mas entre eles podemos destacar a aceleração da transformação digital, o aumento no crime cibernético e a consequente busca por soluções mais seguras para gestão de risco corporativo.
O que é um data room virtual para startups?
O data room para startups é uma espécie de escritório virtual: um ambiente de máxima segurança onde usuários autenticados podem compartilhar documentos, colaborar em projetos e realizar operações essenciais para qualquer startup.
Para dar um exemplo, considere que os data rooms virtuais são usados por startups para organizar rodadas de arrecadação de investimentos, em operações de M&A como fusões ou incorporações ou em IPOs, quando uma empresa se torna pública e adere à bolsa de valores.
Nesses casos, o data room serve como principal canal de comunicação entre a empresa e os potenciais investidores.
Um bom data room para arrecadação de fundos oferece um alto nível de segurança e operacionalidade para estas e outras transações de alto valor, ajudando a evitar inconvenientes como vazamentos de informação e garantindo que sua empresa fique em conformidade com as legislações relevantes de proteção de dados.
Por que escolher o nosso data room para startups?
Um bom data room deve oferecer segurança e conveniência em igual medida, e é isso que buscamos fazer com os VDRs da iDeals.
Para garantir que nossos clientes desfrutem de tranquilidade de espírito, assim como de facilidade para realizar seus negócios, oferecemos uma série de funcionalidades disponíveis com as últimas tecnologias de hospedagem em nuvem.
Confira a seguir algumas das funcionalidades que nossos clientes mais gostam.
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Confira a seguir algumas das funcionalidades que nossos clientes mais gostam.
- 8 níveis de permissões de usuário. Nem todo mundo no seu ambiente corporativo deve ter acesso pleno a toda a sua documentação. Mas a iDeals tem a solução: vários níveis de acesso, que incluem visualização limitada ou total, comentários, edição, acesso com download, etc.
- Precificação flexível: A iDeals conta com três planos para empresas pequenas, médias ou de grande porte. O plano médio inclui um número ilimitado de usuários e de projetos dentro da sala de dados, 250GB de hospedagem, personalização do ambiente corporativo e suporte prioritário.
- Personalização: Alguns recursos de customização podem fazer a diferença para comunicar profissionalismo e aumentar o reconhecimento da sua marca. Com nossos data rooms, você consegue reproduzir o ambiente corporativo da sua startup na plataforma, incluindo as cores e logo de sua empresa.
- Registros e relatórios detalhados para auditoria. Em toda startup onde ocorre uma transação intensa de dados, é essencial saber o que está acontecendo. Nossa plataforma guarda um registro completo e fácil de visualizar, o qual inclui edições, visualizações, downloads e outras ações dos usuários.
- Notificações. Use as funcionalidades de notificação da iDeals para manter todos os membros da sua startup ou investidores interessados a par das últimas novidades e tarefas a serem efetuadas. Os usuários podem receber notificações por e-mail alertando sobre edições requeridas ou instruindo sobre os próximos passos a tomar.
- Módulo Q&A avançado. O módulo dinâmico de perguntas e respostas frequentes é outra funcionalidade excelente para startups, ajudando a economizar tempo e esclarecer dúvidas com facilidade. Após atribuir a função de “criador de pergunta” a determinados usuários (por ex., uma parte interessada em aquisição) e a função de “respondedor de pergunta” para um de seus administradores, nosso sistema criará um fluxo automático de Q&A, deixando as perguntas e respostas disponíveis para outros.
- Atendimento de alto nível. O cliente é nossa prioridade, e nossa equipe de suporte reflete esta atitude. Seja para solucionar dúvidas, criar sua conta, ou obter treinamento no uso do data room, nossos gerenciadores de projetos estão disponíveis 24 h por dia em mais de 10 idiomas. Atendemos por telefone, bate-papo online, e-mail ou pela central de atendimento.
Teste as oportunidades únicas fornecidas pelas salas de dados gratuitamente durante 30 dias.
O que incluir em um data room para investidores?
Seu data room é uma ferramenta essencial para tratar com investidores — quer numa rodada de investimentos, quer você esteja se preparando para um IPO ou uma aquisição por outro negócio.
Para ajudar os potenciais compradores a entenderem seu negócio e se convencerem de que a oportunidade é boa, seu data room precisa ser fácil de navegar. As informações essenciais devem estar todas ao alcance dos visitantes.
Então, o que incluir no seu data room? Vejamos.
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Pitch deck
Mesmo que você já tenha apresentado seu pitch deck aos investidores, é bom mantê-lo em um lugar fácil de achar — seu data room para investidores. Assim, qualquer interessado pode conferir rapidamente os pontos-chave do seu argumento.
Currículos da sua equipe
Pode ser que sua equipe já tenha sido bem apresentada na seção “Sobre” do seu site, mas assim mesmo compensa incluir os currículos com histórico profissional dos membros mais importantes da sua empresa, ajudando potenciais investidores a entenderem com quem estão trabalhando.
Plano de negócios
Onde o pitch deck é a “manchete” original que desperta a atenção do investidor, o plano de negócios é o corpo do texto que mostra o valor da sua proposta comercial. Considere incluir uma versão resumida do plano de negócios (hoje em dia, são comuns versões de uma só página), assim como um documento mais detalhado para quem buscar informações adicionais.
Plano de ação
Um bom plano de ação é sucinto e vai direto ao ponto. Ao mostrar quais os itens específicos que sua equipe se propõe a abordar, você demonstra profissionalidade e competência — tudo que o potencial investidor na sua startup quer ver.
Plano de marketing
Se sua equipe já criou uma proposta convincente para marketing e vendas, inclua também ela no data room. Este é outro fator adicional que ajuda a demonstrar que sua equipe já considerou o assunto a fundo e tem passos concretos preparados para um empreendimento de sucesso.
Contratos legais
Inevitavelmente, sua startup estará lidando com vários tipos de contratos, incluindo:
- Contratos com funcionários
- Acordos com vendedores ou fornecedores
- Acordos com clientes
- Licenças de software
- Copyright e outros direitos intelectuais
- Arrendamento ou aluguel de imóveis e/ou equipamento
É bom incluir estes e outros documentos de teor legal em um lugar de fácil acesso do investidor, já que esta documentação ajuda a demonstrar a legitimidade da sua startup e o quão bem preparado você está para escalar suas operações.
Licenças comerciais
Licenças, permissões e seguros — dependendo da sua área, pode ser que sejam necessários vários documentos deste teor. Inclua conforme for necessário.
Demonstrações financeiras
As demonstrações financeiras são um dos itens essenciais para todo investidor, e vale a pena garantir que esta parte de seu data room seja bem organizada e fácil de entender. Entre os itens essenciais, temos:
- Demonstração de fluxos de caixa
- Declarações de renda
- Balanço da empresa
- Avaliações (rendimento, valor intrínseco, etc.)
- Conta de ganhos e perdas
Aliás, vale notar que mesmo no caso de startups novas e sem registros financeiros a demonstrar, é recomendável incluir suas projeções financeiras para os itens acima.
Propriedade intelectual
A propriedade intelectual que sua startup possui pode ser um dos pontos de venda mais convincentes para os investidores. Por isso mesmo, é importante garantir que ela fique bem visível e fácil de examinar na sua data room. Inclua tudo que for relevante, como:
- Marcas registradas
- Patentes (números de registro, pedidos de patente, etc.)
- Direitos autorais (se for o caso)
O que não incluir no seu data room?
Já sabemos o que incluir, mas o que deixa de fora da sua sala de dados online? É uma consideração importante. Há vários motivos pelos quais deixar algo de fora, a começar pela organização!
Deixe de fora documentos que:
- Não são essenciais para seus potenciais investidores. Evite atulhar o espaço com irrelevâncias.
- Contêm dados de natureza confidencial ou que podem exigir explicações/contexto adicional
- Documentos que só serão importantes para o investidor em um estágio mais avançado
Como sempre, os princípios a ter em mente aqui são os da relevância e da boa organização do conteúdo hospedado em seu data room.
Quais as vantagens de usar um data room virtual?
Um software de data room eficaz é uma ferramenta inestimável para a organização e capacidade de realização de qualquer equipe, e tanto mais no caso de uma startup que ainda está se posicionando no mundo dos negócios.
Vejamos alguns motivos específicos para o uso de data rooms.
Proteção de dados
Com a proliferação cada vez maior de ameaças cibernéticas, é fundamental que uma empresa saiba se proteger de ataques digitais. O data room oferece uma série de proteções contra vazamento ou roubo de arquivos, assim como contra acessos não autorizados.
Entre outras funcionalidades, os data rooms da iDeals incluem:
- Controle de níveis de acesso, onde diferentes usuários possuem diferentes permissões
- Verificação em duas etapas e login SSO, impedindo o acesso de quem não foi convidado para a sala
- Marcas d’água dinâmicas, para prevenir compartilhamentos indevidos de documentos confidenciais
- Registro completo de atividades no data room, completo com relatórios gráficos
Mais organização
É sempre bom ter um só banco de dados para todos os documentos essenciais de um projeto. Com a iDeals, você também pode esquematizar seu VDR com subpastas, índices, e tags, o que deixa mais fácil de achar documentos relevantes.
Facilidade e rapidez nas transações
A agilidade da sua equipe aumenta muito com um data room em mãos. Quer compartilhar os mesmos arquivos com um novo investidor — pela enésima vez? É só convidá-lo para o data room e dar o nível de acesso necessário. Está na hora de colaborar com um colega em um arquivo? É só trabalharem no data room, com alterações aparecendo ao vivo.
Precisa coletar assinaturas para um NDA? De novo, com o data room isso leva só alguns instantes.
Mais engajamento com os relatórios em tempo real
Um aspecto importante do data room: os administradores conseguem acompanhar cada clique feito pelos outros participantes em um documento qualquer, assim como o tempo de visualização, quantidade de acessos, etc.
Isto é de extrema valia, já que ajuda você e sua equipe a terem uma ideia melhor de quais investidores estão realmente engajados no processo — quais foram mais a fundo, examinaram documentos importantes, etc. Por sua vez, isto permite modular sua atenção e engajamento para com os investidores mais interessados.
Melhora na percepção da sua empresa
Um data room não só deixa todo seu ambiente mais profissional, mas também ajuda os investidores a examinar de perto detalhes que poderiam passar despercebidos em um espaço menos organizado.
Para concluir
Como você vê, é por bom motivo que os data rooms virtuais estão se tornando tão essenciais no ambiente corporativo quanto o stack de produtos da Microsoft. Eles:
- Aumentam a organização da sua equipe
- Facilitam transações em segurança
- Previnem vazamentos de dados
- Agilizam suas colaborações internas
- Ajudam a capturar o interesse de investidores de alto valor
E aí, está na hora de também você começar a usar um data room para a sua startup? Confira o melhor plano para você aqui e aproveite nossa avaliação gratuita de 1 mês para descobrir as muitas formas pelas quais nosso software de data room para startups pode começar a ajudar sua empresa hoje mesmo.