A mais confiável virtual data room do Brasil | 2024

Profissionalismo. Lealdade. Satisfação.

O que é uma virtual data room?

Uma virtual data room – ou sala de dados virtual – é uma plataforma online feita para você armazenar e compartilhar informações com total segurança e praticidade. 

Em plataformas como email ou GoogleDrive, você não tem controle sobre quem pode acabar tendo acesso a seus documentos confidenciais. Mas em uma virtual data room, você decide quem tem acesso a quais dados, com um nível de detalhe que pode chegar até a quais páginas de um documento um usuário pode ou não visualizar.

Uma virtual data room também faz ser muito mais fácil gerir arquivos. Quando você precisa achar um documento, atualizá-lo, e compartilhá-lo com um grupo de pessoas, você faz isso com poucos cliques. E com a certeza de que todos vão ver a versão atualizada.

Temos soluções eficazes para o seu negócio

Vamos olhar mais de perto os setores para os quais as data room virtuais são tão importantes, e descobrir exatamente quais são as vantagens que as empresas desses setores têm ao usar nossos serviços.

• Fusões e aquisições e due diligence. Este tipo de atividade sempre implica investigar um número enorme de dados sobre possíveis parceiros, compradores e vendedores. E muitos desses dados são confidenciais. Uma sala de dados virtual acelera o processo de compartilhamento e análise de informações, e garante que tudo permaneça sigiloso.
  
• Tecnologia da Informação. Ao desenvolver e gerir software, essas companhias têm de ter certeza de que seus segredos profissionais não vão cair nas mãos de concorrentes. Ao mesmo tempo, muitas vezes suas equipes estão espalhadas por todo o mundo. Para esses profissionais, as virtual data rooms são uma maneira eficaz e segura de trabalhar.
  
• Setor legal. Nesse setor, a proteção dos dados dos clientes – pessoais ou comerciais – é indispensável. Ao mesmo tempo, juristas e advogados precisam compartilhar informações e colher pareceres. As salas de dados virtuais permitem que eles façam seu trabalho com tranquilidade e dentro dos requisitos legais de privacidade.
  
• Investimentos. Para atrair acionistas e investidores, startups e outras empresas têm de compartilhar informações confidenciais, como relatórios de ganhos e perdas e análises de risco. Esses dados precisam ser compartilhados com dezenas de pessoas, mas ao mesmo tempo devem ser mantidos em sigilo. Virtual data rooms permitem às empresas fazer exatamente isso.
  
• Gestão de projetos. Gestão sempre quer dizer fluxos de informação. Um gestor de projetos tem de receber as informações de sua equipe, centralizá-las, e fazê-las circular de forma segura e confiável, certificando-se de que seus colaboradores sabem tudo o que precisam saber. Uma sala de dados virtual elimina a necessidade de enviar dezenas de emails, anexos, mensagens, versões atualizadas etc.
  
• Imóveis. No setor imobiliário, agentes precisam armazenar e organizar informações de imóveis, para poder compartilhá-las com possíveis clientes e compradores. Gestores têm de fazer o mesmo com as informações dos imóveis que eles gerem. As virtual data rooms facilitam esse trabalho, permitindo que esses profissionais criem diferentes portfólios e os compartilhem com dezenas de pessoas em alguns cliques.

Porque as empresas e negócios escolhem nossas data rooms?

Quando uma empresa usa virtual data rooms, ela economiza tempo, trabalho e dinheiro. É só  comparar uma sala virtual de dados da iDeals com outros métodos de armazenar e compartilhar documentos online, para ver que nossas VDRs oferecem diversas facilidades e vantagens:

• Segurança de dados
• Proteção e encriptação
• Uso fácil
• Relatórios e análises de dados
• Melhor custo benefício
• Suporte técnico

Vamos dar uma olhada em cada um desses quesitos com maior detalhe.

Segurança de dados

Como administrador de uma virtual data room, você decide quais usuários têm acesso à plataforma, e qual o nível de permissão deles. Os oito níveis de permissão vão desde a permissão de apenas visualizar até a permissão de baixar e imprimir um documento. 

Você pode dar acesso a pastas inteiras, ou só a documentos individuais. Também pode atribuir permissões individuais, ou organizar grupos de usuários e dar o mesmo nível de permissão a todos os membros.

Outras ferramentas que garantem a segurança dos seus dados são:

• Marcas d’água personalizadas
• Visualização de tela restrita
• Expiração automática de documentos
• Apagamento remoto

Proteção e encriptação 

Nossos servidores físicos, onde seus documentos ficam armazenados, são protegidos por equipes de segurança e por protocolos de acesso estritos. Quando armazenados, seus dados são encriptados com chaves AES de 256 bits. Ao serem transferidos, eles são protegidos com o protocolo TLS. Para garantir total segurança, as chaves de encriptação são armazenadas em outro local, separadas dos dados encriptados. 

Os centros de dados da iDeals – inclusive aqueles que estão situados em São Paulo – são também protegidos contra desastres naturais e incêndios. E o backup de dados em tempo real garante que uma vez que seus dados foram armazenados em nossas salas de dados, eles não podem ser perdidos ou destruídos. 

Uso fácil

As salas virtuais de dados têm diversas ferramentas que facilitam seu trabalho de gestão e compartilhamento de informação. Por exemplo:

• Upload drag & drop. Você arrasta os arquivos do seu computador para a data room, e pronto, o upload já foi feito.
  
• Upload em massa. Se tem dezenas de arquivos que precisam ir para a virtual data room, você pode arrastá-los todos de uma vez só.
  
• Diferentes formatos de arquivo. Você pode armazenar mais de 25 formatos de arquivo diferentes em nossas data rooms virtuais.
  
• Etiquetas. Ao organizar os arquivos, você pode usar etiquetas, que são mais práticas do que pastas porque um mesmo arquivo pode ter mais de uma etiqueta.
  
• Indexação e numeração automáticas. Você não precisa se preocupar com atualizar índices de documentos, porque o sistema faz isso automaticamente.
  
• Organização. Você pode acrescentar, reorganizar, deletar, restaurar, visualizar, renomear, baixar e fundir documentos e pastas com poucos cliques.
  
• Busca completa. Você insere palavras-chave e esta ferramenta vai buscá-las dentro de todos os documentos armazenados na sala de dados.
  
• Interface para celular e tablet. Se preferir usar nossa plataforma no seu smartphone, você consegue fazer isso tranquilamente. Nossas salas de dados são adaptáveis para dispositivos móveis, e são compatíveis com sistemas operacionais Android e iOS.

Relatórios e análise de dados

Além de ajudá-lo a organizar e compartilhar documentos, nosso software lhe permite gerar relatórios e análises estatísticas em segundos.

Se você quer saber o que um usuário está fazendo dentro da sua data room, você consegue investigar cada ação dele. Você consegue saber que documentos ele visualizou, baixou e imprimiu, incluindo quantos segundos ele passou olhando cada página de um documento específico. Com essas informações, você consegue saber quais usuários estão realmente interessados em uma proposta, e isso lhe permite alocar melhor o seu tempo e atenção.

Com estas ferramentas, você também consegue gerar relatórios de atividade – por exemplo, para auditorias ou análises de performance da empresa. 

Custo-benefício 

Se você tem que trabalhar com documentos confidenciais, usar uma sala de dados virtual é uma opção mais conveniente e mais barata do que alugar um espaço físico de armazenamento. Para você e seus colaboradores e clientes, é mais fácil acessar um espaço virtual do que ter de se locomover até um local físico. E você não terá de arcar com os custos de segurança e manutenção do local.

Por outro lado, usar uma sala de dados virtual também vai ser mais barato do que usar plataformas não-securizadas para compartilhar seus dados confidenciais. É verdade que plataformas como Google Drive, Dropbox e WeTransfer são gratuitas, mas se houver vazamento de dados, é um barato que vai sair caro. Enquanto que se você investir em uma sala de dados da iDeals, vai ficar tranquilo sabendo que suas informações confidenciais estão totalmente seguras.

Suporte técnico 

Quando você contrata os serviços da iDeals, você recebe a garantia de suporte técnico 24 horas por dia, todos os dias – incluindo fins de semana. Você pode se comunicar com nosso pessoal por chat (com um tempo de resposta de 30 segundos), ou por email (com tempo de resposta de 15 ou 30 minutos).

Nossa equipe vai atender você em português mesmo. Se algum dos seus parceiros ou clientes não falar português, não há problema – atendemos em mais de dez outras línguas. 

Além do suporte técnico, oferecemos treinamento para você, sua equipe e seus clientes aprenderem a usar nossa plataforma. Você também tem acesso a um centro de ajuda com tutoriais, FAQs e documentação de apoio.  

Casos de uso

No mundo todo, há milhões de organizações de pequeno, médio e grande porte usando virtual data rooms. Qualquer organização que queira armazenar e compartilhar dados de forma fácil e segura vai se beneficiar deste tipo de serviço. 

Mas há algumas empresas para as quais as virtual data rooms são particularmente importantes – por exemplo, empresas que trabalham nos setores bancário, imobiliário, em fusões e aquisições, e em TI. A iDeals se especializa precisamente nessas áreas, para poder oferecer um serviço de alta qualidade para quem mais precisa.