As fusões e aquisições, também conhecidas como M&A (Mergers and Acquisitions), estão entre as atividades comerciais mais complicadas que há, já que requerem que as duas partes combinem suas atividades em uma série de níveis — operacional, financeiro, jurídico, etc.
Quando a aquisição envolve corporações de grande porte, ela pode rapidamente se tornar um sério desafio logístico. Tanto é que, a partir do momento em que são anunciadas, as transações de M&A costumam levar de seis meses até vários anos.
M&A no Brasil
Nos últimos anos, houve um aumento na atividade de M&A no mundo todo, incluindo no Brasil, onde o setor de fusões e aquisições teve um recorde em 2021 e desde então tem continuado a exibir forte atividade, mesmo em face a desafios globais como a guerra na Ucrânia e as mudanças no governo.
Tanto é que, só no primeiro trimestre de 2023, foram anunciadas 23 transações, num valor de mais de US$ 1 bilhão.
Essa atividade toda, somada à proliferação do home office pós-pandemia, também tem levado à adoção de novas tecnologias para realizar transações e fechar acordos com maior segurança e facilidade. Entre elas, a data room virtual é uma das principais.
O que é uma data room virtual para M&A?
Uma data room para M&A é um ambiente fechado para transações com confidencialidade e segurança das informações compartilhadas.
A data room, ou sala de dados, permite aos usuários realizarem negócios em grande escala, envolvendo quantidades enormes de dados, mas com um nível de proteção de dados muito maior do que o oferecido por plataformas do dia a dia, como e-mails ou o Google Drive.
Por que usar a nossa data room para M&A?
São vários os benefícios de usar uma data room em operações com alto volume de dados.
Por um lado, a data room permite centralizar as informações, garantindo acesso fácil e rápido a toda a papelada necessária durante a negociação e após o fechamento do acordo.
Por outro, uma boa data room como a nossa oferece uma série de proteções e conveniências, incluindo:
| 8 níveis de permissões de acesso | Controle a forma como os usuários da plataforma interagem com seus dados. As permissões incluem visualização, comentário, download, edição, etc. |
| Assistência nível premium | Nosso suporte técnico fica disponível 24h, todos os dias, com comunicação em mais de 10 idiomas, com 30 segundos de tempo de resposta no bate-papo do aplicativo e 15-30 minutos no suporte por e-mail. |
| Módulo Q&A avançado | Outro recurso de suporte extremamente útil é a seção de respostas, que oferece soluções rápidas e instruções sobre todos os tipos de funcionalidades da plataforma. |
| Pesquisa geral de texto | Um dos recursos mais populares da iDeals é a pesquisa de texto, que permite buscar documentos na sala de dados com base no texto presente neles. |
| Indexação numérica automática | Quando você faz upload de seus arquivos para a data room, eles já são indexados automaticamente, o que facilita sua organização e manuseio futuro. |
| Destruidor de arquivos remoto | Quer ter controle sobre seus documentos mesmo após eles terem sido baixados por outros usuários? É só usar a opção de destruição remota, que dá um nível extra de proteção a PDFs e outros documentos. |
| Marca d’água dinâmica | A marca d’água dinâmica sobrepõe uma marca d’água customizada sobre os documentos protegidos. Ao examinar o documento, o usuário verá seus próprios dados (como nome de usuário ou IP) sobre as folhas. Isso desencoraja o compartilhamento através de capturas de tela. |
| Visão segura em grade/visualizador de planilhas | Com estas funcionalidades, o usuário vê apenas partes dos documentos. Elas são boas para dar uma ideia do conteúdo do documento em questão, mas sem expor a totalidade dos dados. |
Nossos planos e preços
A iDeals flexibiliza as possibilidades de assinatura, oferecendo três planos que atendem a diferentes necessidades de projetos, nível de segurança e rapidez do suporte técnico disponível.
Plano Pro: Para projetos pequenos/médios. Compatível com 1 projeto, 5 administradores e sem limite de usuários. Inclui suporte multilíngue, marcas d’água dinâmicas, verificação em duas etapas e histórico de ações dos usuários.
Plano Business: Para projetos maiores ou para quem realiza negócios com frequência. Sem limite de projetos, usuários e administradores. Além das funcionalidades do Plano Pro, inclui suporte premium, opções de customização da plataforma, treinamento com especialistas e login à data room direto do seu site, entre outros recursos.
Plano Enterprise: Tem tudo que o Business oferece, com funcionalidades mais avançadas para equipes grandes, incluindo login SSO, política per
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Como estruturar uma VDR para M&A?
Para tirar o máximo proveito da sua data room, é necessário organizar bem sua estrutura antes de começar a trabalhar na plataforma. Uma boa estrutura ajuda os usuários a se orientarem e a acessarem as informações e documentos com facilidade.
Não é complicado estruturar a sua data room. Basta seguir os seguintes passos:
- Crie uma estrutura. Prepare uma estrutura com pastas maiores e subpastas de acordo com os diferentes setores da sua empresa ou operação. Por exemplo: Recursos humanos, Jurídico, Marketing, Comercial, etc.
- Adicione os usuários/atribua permissões. Ao enviar convites para os usuários da plataforma, você já pode determinar o nível de acesso que eles terão (edição, visualização, comentário, etc.). Você também pode limitar o acesso a determinadas pastas, subpastas ou arquivos, conforme necessário.
- Adicione os documentos. Deixe para fazer upload da documentação só quando a estrutura geral da data room já estiver pronta. Assim, você evita ter de redistribuir arquivos e também não arrisca dar acesso a documentos confidenciais.
- Mantenha os documentos em dia. É importante agendar verificações regulares para atualizar documentações, políticas de privacidade, NDAs ou outros materiais que possam requerer atualizações periódicas.
Siga estas etapas e você verá que não é difícil garantir um ambiente de dados seguro e bem organizado. Por sua vez, isso ajuda na eficiência e produtividade de toda a sua equipe!
Quais são os recursos essenciais em uma data room para M&A?
Os principais recursos para uma M&A data room podem depender um pouco do seu caso de uso, o tamanho do projeto e a quantidade de usuários envolvidos. Mas, de forma geral, trata-se de fatores como segurança, privacidade ou controle de atividades, facilidade de acesso e precificação.
- Segurança: Criptografia no armazenamento e de comunicação, verificação em duas etapas, acesso ao histórico de atividades dos usuários.
- Privacidade: Níveis de acesso dos usuários, marcas d’água, destruição remota de arquivos.
- Acesso: Interface visual simples, organização intuitiva da plataforma, indexação, pesquisa de texto e pesquisa dentro de cada documento.
- Precificação: Compatível com os requerimentos de equipes pequenas, médias e grandes; flexibilidade de acordo com uso de dados, número de usuários ou tempo de acesso.
Como evitar erros comuns na manutenção da sua data room
Pequenos esquecimentos ou distrações podem gerar muita dor de cabeça, tanto para administradores quanto usuários da sala de dados. É comum o administrador da sala de dados ficar sem tempo e fazer as coisas às pressas, deixando falhas na estrutura da data room que depois acabam criando problemas no meio da transação.
Para evitar perdas de tempo e trabalho desnecessário, tenha em mente os seguintes fatores:
- Permissões incorretas. É preciso muita atenção na hora de atribuir permissões aos usuários. Evite dar acessos desnecessários, já que isso pode facilitar o vazamento de dados confidenciais. Uma boa regra de ouro é que cada usuário tenha acesso só aos documentos de que precisa para seu trabalho.
- Documentos não assinados ou incompletos. Não é raro a empresa se dar conta só de última hora de que estão faltando partes importantes de um documento essencial para a transação. Certifique-se de os documentos enviados à plataforma estejam completos e colete todas as assinaturas necessárias.
- Informações incompletas. Outro problema similar é a omissão na hora de fazer upload dos documentos de um determinado setor. Verifique se toda a documentação necessária já foi preparada antes de enviar os dados e passar para a próxima seção.
- Índices incompletos. Os índices ou estruturas de pastas/subpastas são um dos jeitos mais fáceis e populares de acessar os documentos necessários com rapidez. Por isso, vale a pena gastar um tempo a mais para se certificar de que nada esteja faltando na sua indexação.
Conclusão
Com o aquecimento na atividade de fusões e aquisições no Brasil, vem também surgindo o interesse no uso de data rooms virtuais. E por um bom motivo. Como você pode ver, o uso da ferramenta certa para este tipo de atividade é essencial para garantir um trabalho fluido e eficaz, minimizando os inconvenientes, vazamentos de informações confidenciais e perda de tempo na pesquisa e compartilhamento de dados.
Para seu próximo projeto, experimente usar uma plataforma como a iDeals e veja como ela facilita a sua vida. Hoje em dia, uma boa sala de dados é um investimento essencial, não só no processamento e compartilhamento de dados, mas também no futuro da sua empresa.