Data rooms para o setor jurídico

O mundo corporativo mudou radicalmente nos últimos anos. Com a transformação digital, acelerada pela pandemia e o advento do home office, a comunicação e documentação em todas as esferas profissionais passaram a ocorrer cada vez mais online. 

Mas, com as vantagens do trabalho digital, vieram também as inevitáveis desvantagens.

Acima de tudo, a segurança é um grande problema. O custo médio de um vazamento de dados no Brasil, em 2022, esteve acima dos R$ 7 milhões. Já nos EUA, a média é de $ 4,35 milhões (R$ 23 milhões).

Para lidar com esse novo cenário digital, é imperativo saber se adaptar e empregar novas tecnologias que removem vulnerabilidades e otimizam o trabalho online. É aqui que surge o data room virtual — a  principal tecnologia adotada pelo setor jurídico, assim como pela maioria das indústrias no mundo todo.

O que é um data room para escritórios de advocacia?

Um data room virtual para escritórios de advocacia é uma plataforma de comunicação e compartilhamento de dados. Mas não se trata de uma plataforma qualquer. O data room está virando essencial para o mundo jurídico por vários motivos:

• Segurança. O data room aplica tecnologias de ponta, incluindo criptografia e verificação de identidade, para garantir a privacidade e confidencialidade dos materiais compartilhados.
• Acessibilidade. Por ser uma plataforma centralizada, o data room permite que todos os participantes acessem seu conteúdo com facilidade. Fica mais fácil guardar e compartilhar documentos.
• Rapidez. Com um data room, é possível agilizar enormemente processos como a edição de documentos, coleta de assinaturas e compartilhamento de documentação.

Onde os advogados usam data rooms virtuais?

Um data room pode ser usado para qualquer tipo de trabalho que exija muita comunicação e processamento de informações privadas ou confidenciais. Mas existem alguns casos no setor jurídico onde essas plataformas são especialmente úteis.

Auditoria jurídica

Por conta do ambiente de confidencialidade, muitos advogados usam data rooms nas auditorias jurídicas para coletar, organizar e analisar a documentação sobre todos os aspectos legais de uma empresa. 

O data room também permite organizar procedimentos internos, pendências jurídicas e outros aspectos corporativos e legais em várias categorias de acesso.

Armazenamento de documentos protegidos

Confidencialidade e segurança — duas coisas difíceis de manter na internet. É por isso que muitas firmas jurídicas implementam o uso de data rooms para armazenar documentos de grande importância. 

Com criptografia, verificação em duas etapas e inúmeras restrições de acesso, os data rooms criam um ambiente seguro e garantem a paz de espírito.

Contencioso

Um data room é ideal para o contencioso, permitindo centralizar e sistematizar a gestão dos processos passados e atuais ao mesmo tempo em que oferece ferramentas avançadas para mapear e analisar o desempenho de toda a equipe do seu escritório jurídico.

Livros de atas

Um data room permite armazenar e organizar todos os livros de atas corporativos em um ambiente protegido, mas de fácil acesso para pessoas autorizadas. O administrador do espaço pode controlar e customizar o acesso de todos os usuários às atas.

Fusões e aquisições (M&A)

Em um data room, é possível gerenciar vários processos de fusão ou aquisição (M&A), criando projetos separados para cada um. O data room permite organizar todos os documentos necessários para esse tipo de transação e compartilhar informações com ambas as partes em total segurança.

Propriedade intelectual

Data rooms são ideais para advogados de PI, oferecendo facilidade em coletar, organizar e compartilhar documentos relativos a direitos autorais e propriedade industrial, incluindo marcas e patentes. 

Quais vantagens oferecemos? 

Como uma das principais provedoras globais de data rooms, a iDeals oferece todas as funcionalidades para a sua equipe jurídica trabalhar com facilidade e segurança no mundo digital.

As vantagens da iDeals são várias.

Conformidade regulatória

A iDeals é certificada com os selos ISO 27001, SOC-1 e SOC-2, HIPAA e GDPR, entre outros. Estas certificações atestam que a plataforma atende às normas de segurança e privacidade como as da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). 

Segurança

As salas de dados iDeals oferecem uma série de recursos de segurança, incluindo:

• Visão restrita: Limite a área visível de um documento, prevenindo cópias com capturas de tela.
• Restrição por tempo/IP: Restrinja o acesso de arquivos por um determinado período ou bloqueie/limite o acesso por IPs de usuários.
• Níveis de permissão: Controle a interação dos usuários com documentos. Os níveis incluem visualização restrita e simples, download e upload de documentos.
• Fragmentadora remota: Proteja seus PDFs com esta opção, que permite excluir os arquivos remotamente mesmo após serem baixados por outros usuários.
• Verificação em 2 etapas: Confirma a identidade do usuário toda vez que a plataforma é acessada a partir de um novo dispositivo.

Ferramentas de colaboração

Um leque de opções de colaboração ajuda sua equipe a realizar mais em menos tempo:

• Autenticação SSO: Um só login controlado para todos os projetos de um grupo/empresa.
• Comentários/mensagens: Interaja com outros usuários para editar ou analisar arquivos.
• Notificações: Configure o tipo de notificação enviado para sua equipe.
• Grupos: Crie grupos e atribua tarefas para diferentes projetos/processos.

Controle sobre documentos

As opções de controle do ambiente informativo incluem um histórico completo das atividades dos usuários, permitindo monitorar as interações com documentos (edições, tempo de visualização, acessos, etc). Da mesma forma, é possível gerar relatórios que mapeiam visualmente os acessos à plataforma dentro de um período específico.

Atendimento premium

Inclui atendimento 24h, todos os dias do ano e suporte em 10 idiomas e vários canais de atendimento, incluindo chat, e-mail e telefone. 

Facilidade de uso

A plataforma é simples e evita que você perca tempo até descobrir como tudo funciona.

• Upload em massa: Envie inúmeros documentos e pastas de uma só vez.
• Pesquisa de texto: Facilita a busca de qualquer documento.
• Interface intuitiva: Transfira seu conhecimento de outras plataformas para seu data room.
• Configuração fácil: Criar e preparar seu data room é um processo rápido e simples.
• Treinamento: Solicite sessões de treinamento online para sua equipe, se necessário.
• Integrações: A autenticação única SSO inclui o Google Workspace e outros provedores.

Precificação

A iDeals tem três planos de uso que atendem a escritórios e projetos de todos os tamanhos: Pro, Business e Enterprise. No mais popular, o plano Business, você conta com:

• Armazenamento até 250 GB
• Projetos e usuários ilimitados
• Suporte premium, incluindo treinamento ilimitado
• Opções de customização adicionais
• 30 dias de avaliação grátis

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Como vimos, o data room é uma ferramenta necessária para escritórios de advocacia. Data rooms como a iDeals oferecem uma série de vantagens, incluindo:

• Proteção de suas bases de dados e comunicações
• Maior facilidade de colaboração no ambiente digital
• Acesso fácil e seguro para todos os usuários

Quer aumentar sua efetividade no mundo digital? Fale com a nossa equipe de vendas e obtenha o seu data room já!