Usando data rooms virtuais no setor jurídico

Usando data rooms virtuais no setor jurídico

Nos últimos anos, as data rooms virtuais se tornaram extremamente populares. Além de oferecer armazenamento seguro para dados confidenciais, elas trazem funcionalidades úteis para colaborações entre várias pessoas.

Os serviços das data rooms são úteis para os escritórios de advocacia por agilizam operações como fusões e aquisições. Para advogados e outros profissionais, a data room é uma excelente ferramenta de gestão que já vem com todas as funcionalidades para o compartilhamento seguro de documentos.

O que é uma data room virtual?

As data rooms virtuais (virtual data rooms ou salas de dados virtuais) são espaços para o armazenamento de arquivos e documentos confidenciais. Baseadas na nuvem, elas são soluções acessíveis e fáceis de administrar, além de apresentarem ótimo custo-benefício. 

Os fornecedores de data rooms garantem um alto nível de segurança – e isso a preços acessíveis.

Além do armazenamento de dados, você obtém recursos como níveis de permissão, ferramentas de gerenciamento de documentos e seção de dúvidas frequentes, entre outros. Além disso, as data rooms virtuais simplificam operações complexas e aceleram a revisão de documentação.

Data rooms para M&A e processos de due diligence

As data rooms oferecem serviços que facilitam os processos de due diligence durante fusões ou aquisições. Usando uma data room, um escritório de advocacia consegue gerenciar volumes grandes de dados confidenciais em um lugar seguro, ao qual só têm acesso os participantes da operação.

Com diversas funcionalidades para análises de dados e auditorias, os advogados conseguem acompanhar o progresso de transações de M&A e trabalhar em novas estratégias para fechar negócios com sucesso. Melhor ainda, é possível agilizar o processo de due diligence em até 40% com o uso de uma data room.

Setores jurídicos que usam data rooms

A data room é uma ótima ferramenta para os escritórios de advocacia. Elas ajudam a organizar documentos e gerenciar projetos. Veja algumas das áreas do Direito onde os serviços das data rooms são fundamentais.

Direito corporativo

M&A são operações complexas que exigem papeladas sem fim. Com uma data room, as equipes jurídicas conseguem cooperar com outros advogados e banqueiros, agilizando a revisão dos documentos. Também fica muito mais fácil fechar acordos e completar transações pela data room.

Propriedade intelectual

Para os advogados que trabalham com propriedade intelectual, as data rooms virtuais trazem uma série de benefícios. Elas ajudam em processos como o levantamento de fundos, redação de relatórios, estabelecimento de consórcios, e na lida com acordos de licenciamento.

Advocacia contenciosa

Com frequência, um advogado contencioso precisa compartilhar rapidamente arquivos com clientes, especialistas ou outros litigantes. Para isso, as virtual data rooms oferecem um espaço seguro, onde o advogado pode agilizar processos judiciais e colaborar com outras equipes jurídicas.

Como a data room virtual pode ajudar seu escritório jurídico

As data rooms oferecem um leque de benefícios para advogados bem como para outras profissões legais. A seguir, confira alguns dos benefícios mais importantes do uso das data rooms para serviços legais.

Não é preciso se deslocar para trabalhar com documentos

Uma vez que tudo fica localizado na nuvem, não é necessário ter um espaço físico para armazenar documentos. Isso elimina qualquer gasto relativo a viagens, economizando bastante para a sua empresa.

Qualquer arquivo pode ser acessado e revisado facilmente online, o que melhora o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade.

Transparência e prestação de contas

A data room virtual dá ao seu escritório controle total sobre os processos e projetos por ela realizados, incluindo qualquer dado confidencial. As funcionalidades para segurança e auditorias oferecem plena transparência, permitindo que os administradores da data room rastreiem todas as atividades na sala de dados.

Segurança de alto nível: criptografia de dados, grupos de permissões, rastreamento da atividade dos usuários

A data room online dá segurança para os seus arquivos, permitindo que os administradores possam usar diversas funcionalidades de segurança e níveis de permissões para os usuários. Isso tudo ajuda a garantir que os documentos fiquem em segurança e só sejam compartilhados entre usuários de confiança.

Conformidade com padrões de segurança

Um fornecedor de data rooms virtuais precisa estar em conformidade com padrões de segurança e certificados de privacidade internacionais. Isso prova a confiabilidade do fornecedor e garante a proteção dos seus dados. Entre estes padrões de segurança, temos SOC 1, SOC 2 Tipo II, ISO 27001:2013 e o Regulamento Geral de Proteção de Dados, ou GDPR.

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Para resumir, as data rooms virtuais são essenciais para qualquer escritório de advocacia que queira melhorar seu fluxo de trabalho e nível de produtividade. As data rooms trazem uma série de benefícios para o setor jurídico, economizando tempo e despesas.

Com isso tudo, dá para ver que compensa transferir a sua documentação para uma data room virtual, para que a sua empresa possa se concentrar em questões legais sem qualquer distração com a papelada de sempre.

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