Áreas De Utilização Para O Exame De Auditoria da Empresa. Due Diligence

Essas plataformas online para armazenamento seguro de dados facilitam a investigação e análise documental (due diligence) de novos negócios e parceiros.

Introdução a data rooms para due diligence

A diligência prévia — chamada em inglês due diligence — é o processo de procurar e analisar dados sobre uma empresa com a qual você tenciona fazer negócios. Por exemplo, se está pensando em investir em uma startup, você fará a due diligence ao analisar todos os documentos legais que comprovam que essa é uma empresa legítima, bem como os relatórios de desempenho financeiro, previsões de mercado, e outros documentos que mostrem que seu investimento tem chances concretas de lhe trazer o retorno desejado.

Vê-se por aí porque o processo de due diligence é importante. A diligência prévia lhe dá as informações necessárias para você decidir se vai levar adiante um negócio — aquisição, fusão, investimento, compra, venda — ou não.

O que é uma data room virtual para due diligence?  

Uma data room virtual é uma sala de dados virtual — um espaço online protegido, onde você pode armazenar e compartilhar arquivos confidenciais com a certeza de que eles só vão ser vistos pelas pessoas autorizadas.

Graças a diversas características — como sistemas com diversos níveis de permissões para usuários, criptografia avançada, marcas d’água e outras — as virtual data rooms garantem que o administrador mantenha controle total sobre os dados confidenciais armazenados ali, ao mesmo tempo em que pode compartilhá-lo com dezenas de outros usuários. 

É por isto que mais e mais empresas estão usando data rooms virtuais para processos de diligência prévia e fusões e aquisições (M&A). Primeiro, porque usar uma sala de dados virtual aumenta incalculavelmente o seu nível de controle sobre as informações confidenciais que você compartilha. E segundo, porque ela diminui muito o tempo que você gasta enviando documentos para todas as partes interessadas em um processo corporativo.

Por que as data rooms virtuais são essenciais para diligência prévia?

Aconselhamento Jurídico

A fim de evitar quaisquer maquinações legais, verificamos se alguma das partes possui quaisquer obrigações legais ou de empréstimos.

Contabilidade Financeira

A história da contabilidade financeira e rentabilidade de cada empresa é avaliada, a fim de determinar a rentabilidade do negócio.

A Tecnologia Da Informação

Nossos especialistas fornecem serviço de adaptação do sistema de TI de uma empresa para outra.

Betriebliche Analyse

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Comércio

Considerando as perspectivas da transação entre as duas companhias, nossos especialistas podem avaliar o quanto pode aumentar a competitividade de cada uma das empresas no mercado local ou internacional após a realização da transação.

Avaliação Dos Impostos

O calculados e relatórios de auditoria, também são realizados por profissionais que trabalham com nosso provedor.

Vamos ver mais em detalhe porque é que hoje em dia as virtual data rooms são praticamente imprescindíveis para processos de due diligence.

Maior segurança dos documentos

Com uma sala de dados virtual, você tem certeza de que só as pessoas autorizadas vão ter acesso aos documentos confidenciais de sua empresa. Como administrador, você controla quem pode ver, editar, baixar e imprimir quais documentos. Marcas d’água personalizadas desencorajam qualquer usuário mal-intencionado de compartilhar um documento fora da data room. 

Outros recursos, como autenticação em duas etapas e criptografia avançada, impedem que hackers consigam acesso às suas informações confidenciais.

Conformidade com requisitos legais

Em certas áreas, as empresas têm de respeitar legislações que exigem determinados níveis de segurança da informação. Usando uma sala de dados virtual que tenha as necessárias certificações, você atende automaticamente às leis pertinentes, sem ter que se preocupar em revisar e atualizar os sistemas e métodos da sua empresa.

Ferramentas de gestão de documentos

Achar arquivos no computador, anexá-los e enviá-los por email é trabalhoso, especialmente quando você tem de fazer isso para muitas pessoas. E sempre há aquele destinatário que não recebe o email, ou não o acha mais na caixa de entrada, ou não consegue abrir o anexo. Para nem falar da confusão que se arma quando várias pessoas lhe mandam múltiplas versões editadas do mesmo documento. 

E quando um processo implica o trâmite de dezenas de documentos diferentes, deixar tudo isso organizado vira um pesadelo.

Uma data room virtual permite que você faça o upload de dezenas de documentos uma vez só. Com as ferramentas de organização, você consegue criar pastas, renomear arquivos, e criar índices com alguns cliques. E as ferramentas de colaboração permitem que vários usuários trabalhem nos mesmos documentos sem que haja duplicatas.

Suporte multilíngue

Quando suas transações envolvem parceiros e empresas em outros países, a língua pode ser uma barreira. Mas não se você usar uma data room virtual. Os melhores provedores de salas de dados virtuais oferecem serviços de suporte multilíngue, de modo que se seus parceiros estrangeiros tiverem qualquer dificuldade de acessar ou usar a plataforma, eles terão ajuda na sua própria língua, sem que você tenha que se preocupar.

Perguntas e respostas (Q&A) e chat

Quando sua equipe está coordenando uma transação importante, eles podem ter de responder a mesma pergunta várias vezes, vinda de diversas pessoas. Para evitar essa perda desnecessária de tempo, as data room virtuais têm ferramentas de Q&A que permitem criar e compartilhar as respostas com vários ou todos os usuários da sala. 

E caso alguém tenha uma pergunta que ainda não está no Q&A, pode contatar o administrador por chat e expor sua dúvida.

Teste as oportunidades únicas fornecidas pelas salas de dados gratuitamente durante 30 dias.

Como escolher uma virtual data room para diligência prévia?

Claro que só você e sua equipe sabem quais são suas necessidades específicas. Mas quando se trata de armazenamento e compartilhamento virtual de dados, alguns quesitos são constantes. Então, quando for escolher seu provedor de virtual data rooms, é bom prestar atenção se ele tem as características a seguir.

Gestão de documentos prática

Se você decidiu migrar para uma sala de dados virtual, é porque quer facilitar sua vida. É importante que o software ofereça algumas facilidades, como:

Segurança de documentos

De novo, a segurança é o principal diferencial de uma data room virtual em relação a outros serviços de armazenagem de dados online. Se você vai usar uma dessas salas, certifique-se de que ela oferece ferramentas como:

Relatórios 

Em resumo

Usar uma virtual data room melhora de várias maneiras a due diligence para processos corporativos como M&A. Além de reduzir drasticamente o tempo gasto enviando, recebendo e gerindo documentos, o uso dessas salas virtuais aumenta de forma incalculável a segurança de dados e documentos.

Se você quer facilitar o trabalho seu e de sua equipe, e ter certeza de que as informações da sua empresa não vão vazar, que tal testar nosso serviço de virtual data rooms? Somos um dos melhores provedores de data rooms do mundo — e lhe oferecemos um mês de teste grátis, sem compromisso.