Data room virtual: O que é?

O avanço tecnológico das últimas duas décadas nos trouxe uma série de ferramentas essenciais para nosso trabalho do dia a dia. Mas uma que só nos últimos anos vem ganhando a atenção do mundo corporativo é o data room virtual — uma ferramenta para facilitar, agilizar e proteger o compartilhamento de dados online.

O que é um data room virtual?

Um data room virtual (ou “sala de dados virtual”, ou “VDR“) é um depósito de dados. É uma plataforma para compartilhamento e armazenamento de documentos. E é também uma ferramenta de cooperação e trabalho conjunto.

Antigamente, para compartilhar um documento online você enviava um e-mail com anexo — e perdia o controle sobre o arquivo enviado. Já com um data room, você convida a outra parte a acessar sua sala de dados, onde você retém total controle sobre seus documentos e sobre quem pode vê-los.

Por outro lado, com o data room você também não precisa anexar e enviar o mesmo documento um monte de vezes. Basta fazer upload dos documentos uma só vez e depois adicionar novos usuários, com diferentes níveis de permissão, à sala de dados.

Para que se usa um data room virtual?

Os data rooms servem principalmente para transações que envolvem o compartilhamento de um grande volume de documentos — e que exigem um certo nível de sigilo.

Alguns exemplos de usos comuns para os data rooms virtuais incluem:

• Compartilhamento seguro de dados confidenciais
• Rastreamento de atividades no data room (acessos, documentos baixados ou editados, etc.)
• Monitoramento de projetos (através de compartilhamento de novos documentos, histórico de acessos e atualizações e assim por diante)
• Compartilhamento seguro e controlado de dados entre integrantes da empresa com pessoas de fora

Os data rooms são principalmente usados em M&A. Uma fusão ou aquisição (M&A, na sigla inglesa) é um momento fundamental para o futuro de todas as partes envolvidas, e na negociação é fundamental a necessidade de compartilhar dados com agilidade, confiabilidade e confidencialidade. Os data rooms surgiram principalmente como uma resposta para este dilema.

Quais funcionalidades deve ter um data room virtual?

A maioria dos data rooms compartilha uma série de recursos de proteção de dados e de acesso, mas sempre há aqueles que são mais sofisticados do que outros. Os bons provedores de data rooms devem incluir, no mínimo, as seguintes funcionalidades:

• Níveis de acesso. Os usuários do data room devem poder ser divididos entre administradores, usuários com controle de edição ou visitantes, entre outros.
• Compatibilidade com alto volume de dados. Um bom data room deve permitir o upload rápido de centenas de documentos através da função drag-and-drop (arrasta-e-solta).
• Marcas d’água dinâmica. A marca d’água dinâmica é uma barreira importante ao vazamento de informações. Ao visualizar um documento, o usuário vê projetado sobre ele seus dados pessoais, como IP do dispositivo, nome do usuário, etc. Desta forma, é impossível vazar um documento sem revelar a própria identidade.
• Histórico de atividades. O rastro de auditoria é uma funcionalidade crucial de todo bom data room, dando aos administradores do espaço uma visão completa de todos os acessos, edições e downloads feitos no data center virtual. Com muitos data centers, também é possível gerar relatórios que mostram visualmente a atividade acontecendo no espaço.
• Permissões de acesso aos documentos. Assim como os níveis de acesso ao data room, também deve ser possível editar o acesso a cada documento. Documentos mais importantes podem ter a função de download bloqueada, por exemplo, ou serem colocados em modo de visualização parcial.
• Índice com numeração automática. É importante que o data room tenha uma organização interna simples e intuitiva. A numeração automática dá uma estrutura lógica aos documentos enviados, facilitando a pesquisa deles.
• Seção de perguntas frequentes. Um bom data room oferece um espaço dedicado a perguntas frequentes e suas devidas respostas, economizando tempo para todos os convidados e outros usuários do data room e agilizando suas transações comerciais.
• Verificação de identidade em duas etapas. Mais conhecido como 2FA (two-factor authentication), este processo de autenticação é fundamental para dar uma camada extra de proteção às contas dos usuários, evitando que sejam hackeadas.
• Restrições por horário ou IP. Documentos ou pastas inteiras podem ser bloqueadas para IPs em certas regiões geográficas ou ficar inacessíveis por determinados períodos de tempo (por exemplo, fora do seu horário comercial).
• Visão de cerca. Com certos tipos de documentos, pode ser preciso compartilhar apenas partes deles. A visão de cerca, ou de grade, permite tapar certas partes do arquivo, dando ao visitante uma visão geral do documento, mas sem acesso total a ele.
• Personalização. Muitos data rooms permitem um alto nível de personalização, o que ajuda a empresa a adaptar o espaço à sua identidade corporativa (incluindo logo, cores da marca, etc.), comunicando mais profissionalidade e fortalecendo a identidade de marca com os visitantes do data room. 

Qual é a diferença entre um data room tradicional e um data room virtual?

Os data rooms tradicionais, mais conhecidos como “arquivos” ou “salas de dados”, eram simplesmente espaços físicos onde traziam-se os documentos para inspeção pela parte interessada — por exemplo, no processo de due diligence antes de uma aquisição. 

Como indica o nome “virtual”, os data rooms virtuais são a versão digital destes antigos data rooms físicos. Com essa digitalização, vem várias vantagens, incluindo:

• Maior controle sobre o acesso aos documentos
• Mais eficiência e agilidade nas transações
• Redução no custo por armazenamento
• Evita a necessidade de locomoção até o espaço de armazenamento do data room físico

Qual é a diferença entre armazenamento na nuvem e um data room virtual?

A maioria dos data rooms modernos usa armazenamento na nuvem, mas isso não quer dizer que todos os tipos de armazenamento na nuvem seja seguro. 

Muitas plataformas de armazenamento na nuvem são bastante populares, como o Google Drive ou a nuvem da Apple, mas seu uso em transações financeiras pode causar sérios problemas de segurança e vulnerabilidades.

Vale também notar que para muitos data rooms virtuais, é possível estruturar um armazenamento local — ou seja, na rede privada da empresa ou entidade em questão. Este armazenamento local não requer internet e, dependendo da configuração, pode independer de terceiras pessoas, oferecendo um nível diferenciado de controle sobre o espaço dos dados. 

Existem alternativas aos VDRs?

Alternativas aos data rooms virtuais existem, mas de forma geral são insatisfatórias. 

Por um lado, as salas de dados físicas oferecem segurança, mas em troca de um sacrifício de tempo e dinheiro. Já a hospedagem em nuvem oferece rapidez e eficiência no espaço digital, mas perde em segurança — e em custo-benefício, já que falhas de segurança acarretam perdas enormes para as empresas.

Confira na tabela abaixo uma comparação entre as três opções e os benefícios oferecidos.

Como mostra esta comparação, os data rooms invariavelmente oferecem mais segurança, eficiência, rapidez e custo-benefício no compartilhamento de documentos.

Conclusão

O uso dos data centers vem passando por um crescimento fenomenal nos últimos anos — o mercado deve alcançar o valor de 315 bilhões de dólares até 2029. O motivo é simples: os data rooms são a única solução conveniente para o problema do compartilhamento seguro online.

Os data rooms:

• Oferecem armazenamento seguro online
• Permitem a movimentação de altos volumes de dados
• São usados em transações de alto valor, como no processo de due diligence para M&A
• Economizam tempo e dinheiro em comparação com os data rooms tradicionais para armazenamento físico
• Oferecem muito mais segurança, em contraste com soluções populares de armazenamento na nuvem