Já sabemos que os data rooms virtuais (também chamados de VDRs ou salas de dados virtuais) são uma ferramenta essencial para o mundo dos negócios. Eles são usados em toda transação que requer o due diligence completo de uma empresa — como é o caso em fusões e aquisições (M&A) e outras transações de grande porte. Mas, para você aproveitar o potencial da sua sala de dados ao máximo, é imprescindível organizar tudo desde o começo.
É aqui que entra o índice do data room.
O que é um índice para data room?
O índice do data room é simplesmente uma divisão da sala de dados em vários setores, ou pastas principais — uma para cada área a ser analisada no seu processo de due diligence.
Com um índice bem preparado, você organiza seu data room desde o primeiro passo. Cada novo documento anexado vai para o lugar certo e fica fácil de ser encontrado e revisado na hora H.
Por que usar um VDR com índice?
Não é segredo que quase todo due diligence é um procedimento extenso, complicado e, não raro, feito sob muita pressão. É comum acontecerem omissões de documentos importantes e consequentes falhas de análise durante o processo. Um data room bem indexado pode fazer uma diferença crucial na realização do seu due diligence, poupando muito esforço e dor de cabeça.
Os data rooms ajudam seu negócio em várias esferas:
| Como o índice ajuda? | |
| Segurança | Por ser um espaço fechado que só acessa quem tem permissão, o data room ajuda a manter a confidencialidade da sua documentação. Nosso data room oferece criptografia de ponta, 8 níveis de permissões de acesso, proteção de documentos, exclusão remota de arquivos, autenticação de usuários e muitas outras funcionalidades que garantem sua segurança. |
| Índices-modelo | Com nossos modelos de índices prontos, você conta com uma orientação de como montar seu próprio índice. É só usar um modelo para o seu caso — por exemplo, due diligence — e adaptar conforme necessário. |
| Comunicação | Com um data room para toda sua equipe, aquele troca-troca de e-mails fica no passado. Cada membro autorizado já tem acesso a todo o necessário para seu trabalho; além disso, é fácil enviar notificações, colaborar na edição de arquivos em tempo real, coletar assinaturas e enviar mensagens — tudo na nossa plataforma. |
| Rapidez nos negócios | A transformação digital causou uma aceleração na forma como realizamos nossos negócios. Para ajudar você a agilizar suas transações, oferecemos funcionalidades como integrações com outros serviços, ferramentas de comunicação e atendimento em tempo real. |
| Automatização | Nossas ferramentas automatizadas permitem coletar assinaturas, realizar votos ou enquetes, compartilhar respostas a perguntas frequentes e indexar suas salas de dados com facilidade e rapidez. |
| Facilidade de busca | O mecanismo de busca da iDeals garante que você e sua equipe consigam achar o documento necessário em questão de segundos. A pesquisa inclui não só os títulos dos arquivos, mas também o conteúdo de texto presente neles, além de tags, nomes de pastas e itens do índice. |
Como o nosso data room virtual organiza seus documentos?
Nosso data room é feito para facilitar a colaboração da sua equipe e proteger os dados transacionados, seja qual for a escala da documentação hospedada nele e independentemente do número de usuários.
Para isso, ajudamos você e seus administradores a controlarem todo o fluxo de trabalho na plataforma a qualquer momento, com funcionalidades como:
- Níveis de acesso: Libere ou restrinja a forma diferentes usuários podem interagir com cada documento ou cada pasta, incluindo permissões para edição, visualização, download, comentários, etc.
- Histórico de ações: Monitore a forma como cada pessoa interage com os documentos na plataforma — arquivos baixados, edições feitas, tempo conectado, etc.
- Estruturação: Defina, expanda e aperfeiçoe a indexação da sua sala de dados conforme o trabalho vai avançando.
- Prioridades: Atribua um maior ou menor nível de prioridade para diferentes solicitações de acesso ou edição.
- Outros: Renomeie arquivos e pastas, remova usuários da plataforma, convide novos participantes, etc.
Como organizar um bom índice para data room?
A organização ou indexação dos seus documentos é feita em função dos diferentes setores com os quais sua equipe trabalha. Confira algumas práticas recomendadas para criar um índice lógico e bem estruturado.
Comece com algumas pastas principais
Essas vão ser as categorias essenciais nos negócios da empresa-alvo ou da transação em questão, e dão ao usuário uma visão geral de toda a documentação contida no VDR. No due diligence, é comum termos pastas principais seguindo os setores da empresa: finanças, jurídico, RH, logística, linha de produtos e assim por diante.
Adicione subpastas detalhadas
Use quantas subpastas forem precisas para cada área — as subpastas são mais específicas e guiam o leitor para os documentos desejados.
Use nomes lógicos e padronizados para as pastas
Para facilitar a navegação, ajudar na busca dos documentos e dar aos usuários uma visão clara de toda a sala de dados, use um sistema de nomeação e numeração lógico e estruturado para as suas pastas. Se você não sabe onde começar, siga o formato de um dos modelos que a iDeals disponibiliza.
Convide usuários conforme o necessário
Com seu data room já estruturado, está na hora de convidar os usuários para acessar. Neste ponto, é recomendável dar acesso apenas àquilo que é estritamente necessário para que cada um possa visualizar e editar a documentação que lhes diz respeito. Isso ajuda a evitar que documentos sigilosos caiam nas mãos erradas e contribui para a segurança do seu espaço virtual.
Exemplo de índice de data room para due diligence
Para exemplificar melhor os pontos mencionados acima, vamos conferir uma lista de áreas a pesquisar durante um processo de due diligence. Esta lista já traz uma estrutura lógica para o seu índice (lembrando que cada pasta principal deve conter subseções conforme for preciso):
- Estruturação legal da empresa/cadastro jurídico
- Licenças, aprovações, permissões e certificados
- Acordo de acionistas
- Histórico e perfil corporativo
- Estatuto social e regulamentos da empresa
- Lista dos acionistas atuais
- Lista de todos os diretores e outros executivos
- Propriedade intelectual, marcas registradas e patentes
- Contratos com clientes
- Principais clientes ou canais de venda da empresa
- Principais acordos com fornecedores
- Lista e dados dos funcionários
- Contratos e currículos/perfis de funcionários-chave
- Contratos de funcionários padrão
- Contratos de locação, arrendamento e fretagem
- Acordos financeiros
- Ficha financeira com auditoria
- Lista e detalhes de apólices de seguros
- Livro de atas do conselho da administração
- Plano de negócios atual
- Declarações de renda para pessoa jurídica
Quais são os erros mais comuns na organização do índice do data room?
Seja por falta de tempo ou atenção da parte dos encarregados de organizar a data room, seja por negligência, é comum ocorrerem alguns problemas que podem retardar processos, levar ao vazamento de documentos importantes e prejudicar a realização de acordos. É importante atentar para com as seguintes possíveis omissões.
Não usar uma nomeação adequada
Avalia-se que de 20% a 30% das dúvidas recebidas por plataformas de data rooms virtuais são de licitantes ou compradores que não conseguem achar os documentos desejados. Se suas pastas não seguem uma estrutura lógica de nomes, os usuários do data room precisarão gastar mais tempo e esforço, o que pode gerar atrasos ou até levar à perda de potenciais compradores.
Não verificar as permissões dos usuários
Uma falha de segurança que pode ter graves consequências no futuro é omitir a etapa das permissões de acesso. Quando todos os usuários têm acesso igual a toda a documentação no seu data room, é muito fácil seus documentos sigilosos acabarem sendo vistos por pessoas indevidas, o que pode levar a sérias ramificações no futuro.
Não fazer uso da indexação multilíngue
A indexação multilíngue é um recurso muito útil que certos provedores de data rooms oferecem, como no caso da iDeals. Como o nome indica, ela permite indexar seu data room em várias línguas, garantindo a facilidade de acesso para usuários em diversas partes do mundo e agilizando suas transações internacionais.
Conclusão
Como vimos, hoje em dia toda grande transação empresarial requer o uso de um data room virtual. Por sua vez, o índice é um dos elementos essenciais do data room. Um bom índice:
- facilita a navegação e o acesso dos documentos
- ajuda a melhorar o nível de segurança do data room
- poupa esforço e agiliza a realização dos negócios
E lembre-se: você pode configurar seu índice facilmente a partir dos modelos prontos da iDeals. Leia mais sobre estas e outras vantagens que a iDeals oferece aqui.