Como usar um data room virtual para imobiliárias

Em menos de uma década, os data rooms virtuais se transformaram em uma das ferramentas essenciais para negócios modernos. São conhecidos por trazer mais velocidade, segurança e eficiência nas transações de dados — incluindo na indústria imobiliária. Descubra como nossos data rooms podem ajudar corretores imobiliários a operar mais rápido e mais eficientemente.

O que é um data room para imobiliárias?

Um data room para imobiliárias é um ambiente seguro, geralmente hospedado na nuvem, onde os corretores podem interagir e compartilhar informações e documentação com seus clientes. Por ser um espaço onde só se permitem usuários autorizados e convidados, os data rooms ajudam a preservar a privacidade e segurança de dados.

data room virtual para imobiliárias

Quais são os usos concretos de nossa data room para agências imobiliárias?

Qualquer tipo de transação entre uma imobiliária e um cliente ou potencial comprador pode ser conduzida em um data room — mensagens, convites, compartilhamento de documentos. Mas existem alguns casos específicos para os quais os data rooms tendem a ser usados. Vamos conferir.


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Due diligence

Um dos usos mais comuns para data rooms é o processo de due diligence. Na maioria das aquisições ou fusões entre empresas no setor imobiliário, são usados data rooms para coletar e compartilhar a documentação relativa à empresa ou ativos sendo adquiridos.

Gestão de portfólio imobiliário

O data center é um lugar ideal para montar uma carteira de ativos imobiliários, facilitando aos clientes uma busca rápida por um imóvel que se encaixe em seus requerimentos. Entre outros dados importantes, os portfólios imobiliários geralmente incluem fotos dos imóveis, documentação pertinente, valor, região, etc, o que leva sua gestão de imóveis para um novo nível de eficiência.

Gestão de ativos

O sistema intuitivo de indexação de pastas e subpastas de um data room virtual deixa fácil de catalogar e organizar todos os ativos geridos pela imobiliária. Os ativos podem ser organizados de acordo com região, tipo, ou valor; cada pasta referente a um ativo pode ter subpastas com documentos relevantes (permissões, contratos, fotos recentes, etc.), deixando à mão tudo que for importante para sua equipe de profissionais de imobiliária.

Reestruturação

As reestruturações estão entre os processos mais complicados e de maior movimentação de dados por que uma agência imobiliária pode passar. As mudanças a serem feitas podem incluir contratações e demissões, a fusão de departamentos, novas abordagens de marketing, etc.

Nesses casos, o data room costuma ser o melhor jeito de organizar e centralizar todos os projetos imobiliários sendo executados, incluindo a criação de pastas para reunir documentação relativa aos diferentes setores da empresa a serem reestruturados.

Compartilhamento de arquivos com parceiros e investidores

O bom dos data rooms é que eles se prestam a praticamente qualquer tipo de transação com dados, e isso inclui mesmo os processos mais simples. Compartilhar arquivos, coletar assinaturas digitais, enviar escrituras ou registros de imóveis — esses e outros processos podem ser feitos com grande segurança e sem o risco de vazamentos ou compartilhamentos indevidos que envolve o uso de e-mail ou aplicativos de mensagens.

Por que nosso data room é necessário para acordos imobiliários?

Com o aceleramento na digitalização de processos jurídicos que vimos acontecer na última década, tivemos também um aumento na presença digital de transações imobiliárias — aquisições, aluguéis, arrendamentos, etc. Paralelamente, o aumento no crime cibernético levou as firmas imobiliárias a buscarem vias de comunicação mais seguras, e é aqui que entra o data room — uma solução que une a facilidade de uso com a segurança nas transações.

As vantagens dos data centers para negociações de imóveis são várias. Vamos conferir algumas delas.

Portfólio e gestão de ativos com mais segurança

O nosso data room ajuda a proteger todas as suas transações com as tecnologias mais recentes de proteção de dados, entre as quais:

  • Criptografia de dados em movimento e em repouso, garantindo que atacantes externos não tenham acesso a suas informações sigilosas
  • Marcas d’água dinâmicas, que previnem vazamentos gerados por usuários da plataforma
  • Autenticação em duas etapas a fim de impedir que hackers ou engenheiros sociais obtenham acesso a contas legítimas com acesso à plataforma
  • SSO, ou single-sign on, para dar acesso seguro a uma equipe inteira

Comunicação entre investidores e diretorias

Além de permitir integrações seguras com outros aplicativos de reunião, como o Zoom, nosso data room também traz opções para a colaboração direta (ao vivo) em documentos hospedados em nossa nuvem, coleta de assinaturas, envio de notificações, comentários em arquivos, geração de atas de reunião e outras opções mais para facilitar todo tipo de comunicação com investidores, diretores ou outras pessoas interessadas.

Conformidade com as leis de privacidade e proteção de dados

Os data rooms são ferramentas essenciais para questões de privacidade — quer se trate da GDPR ou de sua equivalente brasileira, a LGPD, ou ainda da HIIPA, que gera questões de privacidade online nos Estados Unidos. A proteção extra que o data room oferece ajuda você a garantir que os dados pessoais e sigilosos de clientes, parceiros ou compradores continuem invioláveis.

Monitoramento e relatórios de atividades

Sem um espaço centralizado onde todo o trabalho acontece, é fácil perder de vista os diferentes processos e tarefas que acontecem paralelamente. Já no nosso data room, você e outros administradores podem estar sempre de olho em tudo que acontece na plataforma, graças ao registro de atividades que inclui cada clique feito por um usuário na plataforma.

Além de benefícios óbvios, como recuperar arquivos excluídos ou evitar tarefas redundantes, esta funcionalidade também permite entender a forma como potenciais investidores ou compradores interagem com a documentação de um determinado ativo. Esta funcionalidade pode até ajudar a fortalecer sua posição durante negociações com clientes.

Níveis de permissão avançados

Ao convidar novos usuários para sua plataforma, quer sejam membros da sua equipe ou outras partes interessadas de uma negociação, você nem sempre vai querer dar acesso ao data room inteiro, ou mesmo a uma pasta inteira. É aqui que entram os níveis de autorização.

Com os níveis de autorização da iDeals, você pode controlar o que cada convidado ou usuário vê, além de quais ações ele ou ela pode realizar. A iDeals inclui 8 níveis diferentes de permissões, mais do que qualquer outro provedor de data rooms, entre os quais temos:

  • Permissão de administrador
  • Acesso com direito a edição
  • Acesso com possibilidade de comentário
  • Acesso com download
  • Somente visualização (sem download)
Níveis de permissão avançados iDeals

Existem documentos específicos a incluir em um data room para agência imobiliária?

Existe uma série de documentos que costumam ser incluídos em todo data center para agências imobiliárias, seja para auditorias, due diligence checklists ou simplesmente para registros internos.


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Documentos de aquisição

Aqui temos escrituras de compra e venda, com as devidas assinaturas e outros documentos relativos às partes envolvidas na transação, como no caso de documentos de identidade, declarações, etc.

Procedimentos e relatórios internos

Pesquisas, levantamentos de dados sobre o funcionamento da empresa, dados sobre a produtividade ou desempenho de seus agentes imobiliários, informações relativas à contratação de novos funcionários.

Arrendamento e aluguel

Contratos e escrituras relativas a arrendamentos e aluguéis, incluindo documentos das pessoas físicas ou jurídicas envolvidas, registros de ações reipersecutórias e alienações.

Documentos financeiros

Aqui você pode incluir documentos como a certidão negativa de impostos (geralmente emitida pela prefeitura local), laudos de avaliação de preços de imóveis e registros de depósitos feitos, formas de pagamentos efetuados, comissões da imobiliária, multas envolvidas em casos de rescisão de contrato, entre outros.

Documentos legais

É importante ter uma seção para questões jurídicas, que pode incluir processos de litígio pendentes, decisões judiciais referentes a imóveis, contratos assinados e outros mais.

Outra documentação

Questões de zoneamento, avaliação de riscos de imóveis, certificados de vistorias realizadas, averbações de construções realizadas, plantas aprovadas pela prefeitura ou outro órgão local competente, etc.

Conclusão

No ambiente digital de hoje em dia, toda grande empresa imobiliária deve fazer uso de um data room. Conforme já vimos, as vantagens são muitas:

Maior eficiência, com menos perda de tempo em comunicação e compartilhamento de dados

Grande segurança, sem o perigo de vazamentos de informações valiosas, incluindo dados pessoais ou contratos

Centralização e organização de seus documentos em um só gabinete online, o que facilita processos internos da empresa, auditorias e negócios com compradores

Se você ainda não usa um data room, confira os planos que a iDeals oferece aqui, que incluem opções para firmas imobiliárias pequenas, médias ou grandes. E não se esqueça de aproveitar a nossa avaliação gratuita, que fica disponível para você usar por 30 dias!

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