Por que os data rooms virtuais são a melhor opção para armazenar e transmitir dados

Um data room virtual é um espaço onde negócios podem armazenar, compartilhar e trabalhar com grandes quantidades de dados, mantendo a segurança e confidencialidade de toda a documentação.

Diferentemente de outras soluções para hospedagem e compartilhamento de arquivos, os data rooms focam na segurança dos dados, servindo especificamente para o processamento protegido de grandes volumes de informações.

Quais são as principais soluções de segurança nos data rooms? 

O foco dos data rooms na segurança é evidenciado pelas funcionalidades disponíveis neles. Por exemplo, a maioria dos data rooms conta com os fatores de segurança a seguir.

Certificados de compliance

A maioria dos data rooms recebe certificações que atestam sua conformidade com legislações relevantes — como no caso da LGPD no Brasil, ou a HIPAA nos EUA. 

Certificados comuns que um bom data room deve ter incluem:

• HIPAA (nos EUA)
• SOC 1 e 2
• LGPD (no Brasil)
• GLDP (na Europa e em alguns outros países)

Infraestrutura de segurança

Um data room de confiança é estruturado de forma a prevenir o vazamento de dados e impedir que informações sigilosas venham a ser acessadas por pessoas indesejáveis. Para isso, o data room deve oferecer diferentes níveis de permissão de acesso (admin, edição, visualização, acesso com comentários etc). 

Além disso, um data room para proteção de dados também deve facilitar a criação de diferentes pastas e subpastas com acesso separado. Este acesso granular é fundamental para evitar que qualquer visitante possa inspecionar todos os cantos do data room e abrir arquivos de caráter confidencial.

Enfim, o data room deve contar com uma criptografia de dados tanto em movimento (quando são compartilhados ou enviados) quanto em repouso (quando simplesmente armazenados).

Acesso seguro

Quem pode acessar seu data room? Um acesso seguro é um aspecto fundamental para garantir a segurança da documentação da sua empresa ou corporação. Aqui, entram vários elementos, entre os quais podemos ressaltar:

• 2FA. A autenticação em dois fatores (2-factor authentication, ou 2FA) é uma verificação adicional solicitada ao usuário na hora em que ele se conecta ao sistema. É um nível de segurança adicional à sua senha, e geralmente consiste em um código enviado ao seu número de celular, e-mail, ou a aplicativos como o Google Authenticator ou Authy.
• Login da empresa. Ao usar uma autenticação da empresa para todo o ambiente corporativo, evita-se o uso de senhas individuais demasiado simples e que podem ser facilmente violadas. Os principais data rooms hoje em dia contam com esta opção.
• Rastro de auditoria (audit trail) e relatórios automatizados. Para ficar a par de tudo o que acontece no ambiente informativo da sua empresa, muitos data rooms disponibilizam um histórico das ações realizadas pelos usuários. Estes históricos muitas vezes podem ser visualizados na forma de relatórios visuais, permitindo aos administradores entender de um relance as interações dos usuários com o data room.

Segurança interna dos documentos

Para as salas de dados às quais são adicionadas grandes quantidades de usuários ou convidados, não basta contar com um espaço seguro — é também preciso garantir a segurança interna dos documentos mais importantes.

Para isto, os data rooms oferecem várias soluções convenientes, incluindo:

• Visualização em grade. Essa forma de visualização só permite que o usuário veja umas poucas linhas do documento por vez. Se alguém tirar uma foto da tela do computador, a visualização em grade torna impossível que uma quantidade significativa de dados seja vazada. 
• Apagamento remoto. Com essa ferramenta, o administrador consegue trancar e apagar à distância dados encriptados que tenham sido baixados para um dispositivo. Isso mantém os dados seguros mesmo que o dispositivo seja perdido ou roubado. 
• Permissões granulares. Um bom data room oferece diversas opções de acesso com alto nível de detalhe: permissões de grupo, permissão de baixar, permissão de imprimir, permissão de acesso a determinadas pastas da sala de dados etc.
• Histórico de edições. Seguindo o princípio de que todo mundo se comporta bem quando sabe que está sendo observado, os melhores data rooms oferecem aos admins um histórico de navegação e atividades de cada usuário.

Por que é mais seguro usar data rooms virtuais do que armazenamento na nuvem ou em locais físicos?

Enquanto que soluções de armazenamento na nuvem não são projetadas para proteger dados de usuários mal-intencionados, essa é a própria razão de ser dos data rooms virtuais.

Quanto às salas de dados físicas, elas garantem segurança, mas no caso de transações internacionais, ou que envolvem várias pessoas, elas não oferecem a eficiência e agilidade das salas de dados virtuais.

A tabela abaixo mostra uma comparação entre os três tipos de armazenamento:

O que faz o virtual data room da iDeals ser seguro?

Nosso data room é um dos mais seguros do mercado — ele tem todas as certificações de segurança e compliance mencionadas acima. Isso acontece porque cada uma das nossas dezenas de funcionalidades e ferramentas de gestão de dados são desenvolvidas e implementadas especialmente para garantir os mais altos níveis de segurança da informação.

Certificações de segurança e compliance do data room da iDeals

Backup de dados em tempo real

O backup de dados em nossas salas virtuais, além de ser feito em tempo real, é encriptado em túneis VPN. Dessa forma, é impossível que qualquer informação armazenada em nossos servidores seja acidentalmente destruída ou perdida.

Encriptação robusta

Ao serem carregados em nossos servidores, os arquivos são encriptados em repouso com chaves AES de 256 bits. Para segurança máxima, essas chaves são armazenadas em depósitos separados dos dados encriptados. A transferência dos dados obedece a um protocolo TLS de alto nível.

Autenticação em dois fatores

Essa funcionalidade barra o acesso do usuário ao data room até que ele tenha inserido um código de utilização única e expiração rápida enviado ao seu celular. Isso impede que uma pessoa não-autorizada acesse a conta de um usuário a partir de seu computador.

Relatórios de auditoria

O registro das atividades dos usuários na sala virtual de dados é abrangente e detalhado, ao ponto de o administrador poder saber exatamente o que cada usuário estava fazendo durante cada segundo que esteve no data room.

NDA personalizável

Um Acordo de Confidencialidade padrão com fácil adaptação permite aos administradores obter rapidamente a anuência e assinatura dos usuários de diferentes organizações.

Configurações de restrição das permissões e visualização

O admin consegue restringir as permissões de acesso e mesmo de simples visualização segundo endereço de IP, definir o tempo de duração das sessões dos usuários, e a data de validade da permissão de visualização de arquivos baixados. Além disso, é possível conceder níveis de acesso: edição, somente visualização, visualização com comentário, download, etc. 

Apagamento e destruição remota dos dados

Com estas ferramentas, o administrador consegue apagar dados dentro de arquivos que já tiverem sido baixados para o computador de um usuário, e até mesmo destruir inteiramente os documentos em questão.

Marcas d’água dinâmicas

Para desencorajar usuários com permissão de acesso a vazar documentos do data room, pode-se adicionar a eles marcas d’água personalizadas que incluem o nome, IP e data e hora de acesso do usuário.

Visualizadores seguros

A visualização em grade e o visualizador seguro do Excel garantem que mesmo se um usuário mal-intencionado tentar fotografar o data room na tela de seu computador, não haverá vazamento de dados relevante.