Como configurar um data room virtual em 6 passos

Nós somos  um dos fornecedores de data rooms mais usados hoje em dia. Com mais de 1 milhão de usuários, a empresa atende as mais variadas indústrias, incluindo jurídica, farmacêutica, logística, telecomunicações, serviços financeiros e muitas outras.

Nossos  data rooms virtuais são usados para due diligence em aquisições de grande porte, reestruturação organizacional, comunicação de conselhos empresariais e gestão imobiliária, entre muitas outras aplicações.

Por que nós?

A iDeals une as qualidades essenciais de um bom data room:

• Facilidade e rapidez de uso, com uma interface altamente elogiada em plataformas de avaliação como a Capterra, a G2 e o Softwareadvice
• Segurança de primeira classe, com criptografia de alto nível, diversos controles de acesso e protocolos de autenticação
• Excelente suporte ao cliente, incluindo ajuda no onboarding de funcionários, tutoriais e atendimento 24h

Configurando seu data room em 6 passos

Para aproveitar o potencial máximo do data room, é importante preparar sua plataforma para a hospedagem de dados e as operações da sua empresa desde o começo. A seguir, vamos conferir como fazer isso de forma organizada e eficiente.

1. Selecione um fornecedor

Existe uma infinidade de provedores de VDRs hoje em dia, e pode ser um pouco difícil selecionar a melhor opção para o seu caso. Leve em consideração as vantagens e o preço de cada plano. No caso da iDeals, o plano mais popular é o Business, que inclui:

• Armazenamento flexível (até 250 GB)
• Usuários e admins ilimitados
• Projetos ilimitados
• Suporte premium
• Branding personalizado (customização da data room)

O plano Business também inclui 30 dias de avaliação gratuita.

2. Crie sua conta

Uma vez selecionado o fornecedor, é hora de criar sua conta. O processo tende a ser bastante simples: será necessário inserir os dados da sua empresa e do ponto de contato para ela. Depois, também será solicitado que você insira seus dados de pagamento, selecione o plano desejado e assine um NDA antes de começar a usar a plataforma.

3. Upload de documentos e personalização

Agora que você está pronto para começar a usar seu data room, é hora de enviar os documentos relevantes da sua empresa. 

1. Reúna todos os documentos relevantes para a transação em questão. Digitalize, conforme necessário.

2. Crie pastas para as diferentes categorias e subcategorias. Por ex.: Finanças, Marketing, Jurídico, etc.

3. Faça upload da documentação já direto para as pastas preparadas.

Obs.: VDRs como a iDeals possibilitam o upload de documentos em massa, bastando arrastar e soltar os arquivos do seu computador diretamente no data room.

Finalmente, lembre-se de personalizar seu espaço conforme o estilo e padrão da sua empresa ou corporação. Inclua seu logotipo, esquema de cores e fontes conforme desejado. Isso mostra aos usuários da plataforma que estão em um ambiente corporativo controlado pela sua empresa, e é importante para comunicar profissionalismo e seriedade.

4. Defina as permissões

Antes de dar acesso ao data room, você precisa definir os níveis de permissão — isso é, que tipo de acesso os diferentes usuários terão.

A iDeals conta com oito tipos de permissão diferentes: 

• Visualização restrita 
• Visualização simples
• Download de PDFs criptografados
• Impressão
• Download de PDFs
• Download de documentos originais
• Upload

5. Convide os usuários

Esta etapa é bem simples: basta adicionar os e-mails dos usuários convidados e enviar convites. Você pode optar por enviar convites individuais, com mensagens personalizadas para cada usuário, ou enviar uma mensagem geral e convidar todos de uma vez.

Lembramos que a interface da iDeals está disponível em 14 idiomas, o que quer dizer que você pode facilmente integrar usuários do mundo todo à plataforma.

6. Adicione algumas perguntas frequentes

Ter um FAQ (seção de perguntas frequentes) sempre ajuda a agilizar e facilitar o uso da plataforma. Considere as dúvidas mais comuns dos usuários, clientes e outros participantes do data room e forneça as respostas de forma simples e concisa. 

Uma vez pronta a seção de perguntas frequentes, ela será adicionada ao menu do usuário e ficará disponível para quem precisar.

Manutenção do data room

Como você bem sabe, não basta arrumar seu escritório uma vez só e esperar que ele fique assim para sempre. Conforme mais documentos são adicionados e outros usuários interagem com seus arquivos, é comum as coisas se bagunçarem um pouco. 

Assim, para garantir que seu data room continue funcionando bem, compensa seguir as boas práticas que mencionamos a seguir.

• Mantenha seus documentos atualizados: Verifique periodicamente para evitar versões duplicatas com edições diferentes e procure manter os documentos importantes sempre em dia.
• Use os relatórios e históricos de atividades para entender como os usuários, clientes e membros da sua equipe estão interagindo com os documentos. 
• Monitore as permissões dos grupos e documentos, lembrando que você pode remover ou adicionar permissões conforme o necessário. Geralmente, é uma boa ideia limitar os documentos às pessoas que de fato precisarem de acesso a eles.

Para concluir

Data rooms são plataformas essenciais para a hospedagem e gestão de dados online. Baseados na nuvem e possuindo um alto nível de segurança, são uma solução perfeita para realizar qualquer tipo de negócio que envolva uma grande quantidade de dados e exija confidencialidade.

Além disso, como você pode ver, configurar seu data room é um processo bastante simples e que pode ser realizado em menos de meia hora. O importante é lembrar-se de:

• Escolher um bom provedor, garantindo um data room seguro e fácil de usar
• Preparar o ambiente com antecedência, criando uma estrutura com pastas e subpastas e Personalizando no padrão da sua empresa
• Atribuir permissões conforme a necessidade de acesso dos usuários
• Fazer a manutenção do data room, usando os relatórios de uso e outros recursos similares

Com um bom provedor e tendo estas instruções em mente, você verá a diferença que um data room pode fazer nos seus negócios.