7 características das melhores data rooms

As data rooms são plataformas imprescindíveis para qualquer transação importante, e viraram um recurso popular para inúmeros negócios. Se você deseja ter o maior nível de confiabilidade, é preciso escolher uma data room dentre as melhores. Veja os principais recursos que o serviço deve incluir.

Escolhendo sua data room – aspectos essenciais

Poder escolher entre centenas de serviços de data rooms virtuais é uma benção – mas também é uma maldição. Para descobrir qual é a melhor plataforma para você, considere os  seguintes fatores.

1. Conformidade

A sua data room deve se conformar aos padrões necessários. Geralmente, isso se vê através de certos certificados garantindo que o serviço é confiável e corresponde aos regulamentos exigidos.

Entre os padrões de conformidade mais comuns, temos:

• ISO 27001. Este certificado garante que a data room virtual se enquadra aos padrões de segurança informática internacional.
• SOC 1/2. O foco do certificado SOC, sigla em inglês para Service Organization Controls (Controles de Organizações de Serviços), é a avaliação dos sistemas de uma organização em diferentes níveis: segurança, disponibilidade, integridade de processamento, confidencialidade e privacidade.
• GDPR. O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR em sigla inglesa) é um acordo válido na União Europeia e nos EUA. Equivalente à LGPD brasileira, ele serve para proteger os seus dados pessoais e garantir que sejam coletados em cumprimento com as normas.

2. Facilidade de uso

As melhores data rooms oferecem uma interface com navegação fácil. É importante que você se sinta confortável usando a plataforma desde o começo – ou, pelo menos, com um investimento mínimo de tempo. Um layout enxuto, onde tudo se acha facilmente, é uma grande ajuda para o iniciante.

Também é importante que você não precise lidar com plugins, o que complica a experiência no geral. Por último, é essencial que a data room ofereça suporte multiplataforma. Aplicativos móveis são o jeito mais fácil de acessar documentos durante as suas idas e vindas. A plataforma deve ser compatível com smartphones, tablets e outros dispositivos semelhantes.

3. Proteção de documentos

Toda empresa tem documentos confidenciais que não podem ser vazados de jeito nenhum. Para ser confiável, a data room precisa oferecer um altíssimo nível de proteção de dados. Isso inclui a autenticação de dois fatores e diferentes níveis de acesso para os usuários da data room. Quando você compartilha arquivos com terceiros, esses recursos servem para garantir a segurança dos documentos.

Veja alguns recursos de proteção que vale a pena considerar para a sua data room:

• Destruição remota. Um jeito fácil de remover o acesso de outros usuários a certos documentos, mesmo se estes já tiverem sido baixados.
• Visualização em grade. Permite que determinados usuários só consigam ver uma parte específica do documento – o resto do arquivo fica escondido.
• Marcas d’água. Colocam o seu logotipo sobre documentos confidenciais. É uma forma importante de proteger documentos contra utilização ou compartilhamento indesejados.

4. Monitoramento da atividade de usuários

Um fator de segurança crucial que as melhores virtual data rooms oferecem é o rastreamento de atividade. Como administrador, você precisa ver quem acessou seus arquivos – e quando.

Além de ser um elemento de segurança, este recurso gera insights importantes. Por exemplo, você pode ver quem abriu os documentos e quanto tempo cada usuário passou em um arquivo. Isto lhe dá informações sobre o trabalho de seus funcionários e permite acompanhar o progresso em certos documentos.

5. Serviço multilíngue e suporte 24 horas

O atendimento ao cliente deve estar disponível a qualquer momento para clientes no mundo todo.

Os atendentes devem ser educados e prestativos, além de possuir o conhecimento necessário.

É especialmente útil ter uma equipe de suporte que domine várias línguas, incluindo o português. Quem não fala inglês como primeira língua sempre gosta de poder se comunicar com um agente de suporte na sua língua natal. As melhores data rooms virtuais garantem que você possa contar com um atendimento excepcional.

6. Bate-papo ao vivo

O que fazer quando acontece um problema inesperado no meio da noite? Você precisa terminar um documento pela manhã, você está na pressa. É em momentos assim que ter um bate-papo ao vivo disponível pode ser a solução para resolver seu problema em pouco tempo.

O bate-papo ao vivo permite obter uma resposta rápida. Após iniciar o serviço, um membro da equipe aparece para ajudar.

7. Personalização

Quando a plataforma oferece um alto nível de customização, você consegue adaptar tudo aos seus requerimentos. Não faz sentido optar por data room que é ótima em quase todos os aspectos, mas não se enquadra às suas preferências. É por isso que as melhores data rooms permitem personalizar as configurações de acordo com as suas expectativas – ou até melhor. 

É importante que todos os detalhes sejam fáceis de ajustar: horário e frequência de backups, direitos de acesso, etc.

Reflexões finais

Esperamos que você tenha achado útil esta lista de recursos que as melhores data rooms devem oferecer, e que graças a ela a sua pesquisa seja mais rápida e fácil. Mas, se você precisar de um apoio extra, não hesite em falar conosco para encontrar a solução de data room perfeita para o seu negócio!