Post-merger Integration: saiba  o que é preciso para uma integração pós-fusão bem-sucedida

As fusões e aquisições (M&A, da sigla em inglês Merge and Acquisition) entre empresas vivem um momento muito agitado no Brasil. O primeiro semestre de 2024 contou com 747 transações do tipo, movimentando 20 bilhões de dólares, e no último trimestre do ano o número subiu para 1.582. Entre as M&As recentes que mexeram com o mercado brasileiro, estão a da Natura com a L’Oréal, a da Kopenhagen com a Nestlé e a da Petz com a Cobasi. Para garantir o sucesso na junção entre empresas, é necessário ter uma boa post-merger integration (PMI), ou seja, integração pós-fusão. O processo ajuda a garantir que todos os resultados esperados na fusão serão alcançados.

O que é uma post-merger integration?

O processo de post-merger integration é uma etapa importantíssima das fusões e aquisições entre empresas. Ela ocorre após a assinatura dos NDAs (Non-disclosure agreements) e da finalização das due diligences (auditorias). O processo de PMI é o que realmente integra as duas empresas.

Ele começa a partir dos executivos e superiores, que definem todas as metas desejadas com a fusão entre as companhias. Depois, são definidas equipes responsáveis por cada etapa da integração. Elas elaboram planos para que tudo saia conforme o estipulado pelos supervisores.

Quando tudo está planejado e delimitado, começa a integração em si. O processo é fundamental para adaptar a cultura das duas empresas, manter os funcionários motivados em meio a períodos que podem ser de incertezas e mitigar possíveis riscos e desinformações que costumam aparecer durante as fusões e aquisições.

Tudo isso aumenta potencialmente as vantagens previstas no momento das M&As. Também é fundamental para manter as operações em pleno funcionamento durante o período de integração.

Além desse alinhamento de questões humanas envolvida nos processos de M&A, a PMI também é a etapa em que todos os sistemas de tecnologia e infraestrutura são integrados. Por isso, a ajuda de algumas ferramentas, como as virtual data-rooms, é fundamental para garantir a segurança e a eficiência da integração pós-fusão.

Em geral, existem quatro tipos de integração pós-fusão. São eles:

• Holding – É quando a empresa compradora passa a deter a maior parte da outra e a companhia comprada ainda tem certa autonomia nas operações, mas não nas decisões. É comum em grandes conglomerados. Algumas das maiores empresas do Brasil, como o Banco Itaú, adotam este modelo.
• Preservação – Neste caso, a integração é bem pequena. A empresa compradora passa a deter a empresa comprada, mas a segunda continua a operar independentemente da primeira.
• Simbiose – É o tipo de integração mais difícil, mas ao mesmo tempo é o que costuma gerar os melhores resultados. Neste caso, as duas empresas assumem uma relação de interdependência, se completando em diferentes segmentos.
• Absorção – É quando a operação da empresa comprada é integrada à da empresa compradora. Neste caso, a primeira perde autonomia e, às vezes, a identidade.

A importância da Post-Merger Integration para os negócios

oda transação M&A visa agregar valor e beneficiar ambas as empresas envolvidas na negociação. A principal importância da post-merger integration é fazer com que isso seja alcançado da forma mais rápida e menos prejudicial possível.

Ter uma boa PMI também é uma forma de valorizar a empresa perante os acionistas. A integração é fundamental para transmitir toda a confiança necessária em um processo ousado como uma fusão.

Sem uma boa post-merger integration, o acordo pode até se concretizar, mas a integração nunca ocorrerá de verdade. Isso pode levar a uma falha generalizada no processo de M&A.

Incrivelmente, isso é muito mais comum do que podemos imaginar: uma pesquisa da Fortune, que analisou 40.000 aquisições ao longo de 4 décadas, mostrou que 70% a 75% de todas as aquisições fracassaram nos objetivos. Um dos principais motivos para isso é o desalinhamento em questões cruciais, o que pode ser evitado com uma PMI bem feita.

Quem é responsável pela post-merger integration?

Não existe um único responsável pela PMI. Porém, o início de todo o planejamento deve partir das definições feitas pelos executivos, o que visa alinhar completamente as visões e os objetivos das duas empresas.

Depois desses contatos e decisões iniciais, ocorre a hierarquização dos procedimentos. Normalmente, é montada uma equipe responsável por gerenciar a PMI, que é conhecida como Integration Management Office (IMO).

A partir das decisões da equipe IMO, são decididas lideranças dentro de diferentes áreas das empresas para lidar com todos os desafios da PMI. Nesse momento, entram no processo vários setores:

• Equipe de comunicação, responsável por criar planos de gerenciamento de crise e por esclarecer todos os pontos da fusão, minimizando os possíveis boatos.
• Equipe de tecnologia da informação, que se responsabiliza por integrar os sistemas digitais das duas empresas.
• Equipe de recursos humanos, que tem o grande desafio de acabar com as possíveis preocupações dos colaboradores e mantê-los motivados durante a fusão.
• Equipe financeira e contábil, responsável por averiguar todos os números das empresas e promover o alinhamento.
• Equipe jurídica, que analisa todos os riscos, como trabalhistas e financeiros, da operação, e já se prepara para enfrentá-los.

Saber os passos fundamentais do processo de post-merger-integration ajuda a entender o papel de cada um dos envolvidos no procedimento. Agora, você verá um resumo com as 11 etapas básicas da PMI.

Quais são os principais passos de uma post-merger integration?

Mesmo sendo um processo que envolve várias pessoas de diferentes áreas, alguns passos podem ser seguidos para conseguir o sucesso na integração pós-fusão. Basicamente, eles são divididos em três fases: o planejamento geral, o planejamento detalhado e a execução.

Primeira fase – Planejamento geral

1 – Definição das bases da estratégia da PMI – Isso deve partir de cima e gerar um consenso entre os executivos. O essencial aqui é definir os princípios básicos desejados durante a integração, como a abrangência do processo, as métricas que devem ser alcançadas e as maiores prioridades da PMI. Essas decisões guiarão todo o procedimento.

2 – Estruturação da equipe responsável pela PMI – É o momento de definir quem será responsável por cada atividade dentro do processo da integração. Também é o momento de hierarquizar as equipes. O ideal é formar um time que comandará toda a operação, uma equipe para gerenciar a integração e várias outras equipes divididas por função dentro das empresas, como RH, financeiro e de tecnologia.

3 – Realização da reunião inicial do Integration Management Office (IMO) – Após a delegação das equipes, é hora da reunião inicial dos principais responsáveis pela operação, que formam o IMO. O encontro deve definir as práticas e objetivos da PMI, o que é esperado da sinergia, as estruturas de coordenação e toda a metodologia da integração.

4 – Treinamento da integração – Toda a metodologia definida nos encontros cruciais deve ser transmitida didaticamente a todas as pessoas que participarão do processo da PMI. Isso evita desentendimentos durante a integração.

Segunda fase – Planejamento detalhado

5 – Elaboração do plano de gerenciamento de riscos – O processo da PMI apresenta vários possíveis problemas, inclusive no campo emocional dos colaboradores. Por isso, é essencial criar um plano para gerenciamento das questões que podem surgir.

6 – Integração de cultura das empresas – Cada empresa tem sua própria cultura, então as questões cruciais e não-negociáveis devem ser integradas durante a PMI.

7 – Definição do plano de comunicação da integração – O processo de integração de empresas é sempre cercado de rumores. Então, é importante criar um plano claro de comunicação para evitar desentendimentos.

8 – Integração dos colaboradores das duas empresas – Esta é uma etapa cercada de desafios e decisões sobre realocações e escolhas de lideranças. Mas, o mais difícil de tudo é manter os funcionários de ambas as empresas motivados, por isso o plano deve ser muito específico até mesmo nas questões emocionais. O bom planejamento tira o foco da integração em si e mantém todos os colaboradores atentos ao trabalho.

9 – Planejamento da integração na fusão – Essa etapa define o momento quando e a maneira como os recursos de ambas as empresas serão totalmente integrados.

Terceira fase – Execução

10 – Início da execução de tudo o que foi planejado – Além de executar, é importante monitorar todos os aspectos cruciais para o sucesso da PMI, como a qualidade dos procedimentos, o cumprimento dos prazos, os gastos em cada operação e como está se formando a sinergia entre as equipes.

11 – Entendimento dos efeitos da integração – Não é só o início da integração que importa para o sucesso. Por isso, é importante documentar todo o procedimento, acompanhar o passar do tempo e corrigir possíveis erros. Pesquisas com colaboradores podem ajudar bastante nesse processo.

As melhores práticas para uma integração pós-fusão de sucesso

Não existe uma receita pronta para uma integração pós-fusão de sucesso. Porém, seguindo algumas práticas recomendadas, as empresas ficam muito mais perto de atingir os melhores resultados pretendidos no processo de M&A.

• Timing certo para o início da PMI – O ideal é que o processo de integração comece imediatamente após o fim da auditoria.
• Proatividade – A equipe de integração deve tomar todas as atitudes necessárias e não apenas reagir aos desafios que são impostos. Isso melhora a comunicação e minimiza os riscos.
• Tomadas de decisão – As decisões devem ser simplificadas. Por isso, o ideal é que a equipe que delibera as principais questões seja pequena, com o objetivo de aumentar a eficiência e a velocidade das escolhas.
• Identificação dos principais talentos – Durante o processo de integração pós-fusão, a incerteza pode tomar conta da mente dos colaboradores. Por isso, é fundamental gerenciar corretamente o pessoal, identificando os melhores talentos e garantindo que eles não sejam impactados – e mais importante, que se mantenham motivados na operação.
• Não esquecer o entorno da empresa – Mesmo que a PMI seja um processo interno, é essencial dar atenção ao aspecto exterior, como clientes e fornecedores. É importante manter todas as boas relações durante o procedimento.
• Utilização de uma virtual data-room – Um aspecto essencial em uma PMI é a segurança dos dados. Plataformas digitais de compartilhamento de dados que são usadas em operações normais nunca devem ser utilizadas em um processo tão complexo. Por isso, é importante entender o que é uma VDR, como ela ajuda na PMI e fazer a melhor escolha de um bom serviço.

Como uma VDR ajuda na post-merger integration?

Como você viu, existem duas coisas imprescindíveis no processo de post-merger integration: colaboração e segurança das informações. É aí que entra a tecnologia das Virtual Data-rooms (VDR), que consegue unir essas duas coisas em uma só ferramenta.

Por isso, o uso das VDRs se tornou imprescindível no processo de integração pós-fusão de empresas. Como citado anteriormente, utilizar uma plataforma em nuvem comum para compartilhar arquivos e unir as equipes é totalmente inseguro, ainda mais considerando como as fusões e aquisições são visadas por criminosos virtuais devido à quantidade de dinheiro e informações confidenciais envolvidas.

A VDR é um espaço só da sua empresa, com camadas de segurança muito mais avançadas e acesso restrito e controlado. Ainda é possível delimitar quais pessoas e equipes podem ver cada tipo de arquivo.

No Brasil, se destaca a Ideals Virtual Data Room. Os serviços dela abrangem não apenas o armazenamento, mas também a colaboração entre integrantes da equipe de PMI. Tudo isso é amplificado por uma interface fácil de usar. São vários aspectos que fazem da Ideals a melhor VDR para a integração pós-fusão:

• Acompanhamento do progresso – Mais do que apenas armazenar os arquivos com segurança, a Ideals oferece ferramentas para acompanhar o desenvolvimento de cada uma das etapas da PMI.
• Confiabilidade – O Ideals está de acordo com o compliance exigido para garantir a maior segurança de todo o ambiente das salas virtuais. São feitas auditorias constantes por terceiros e todas as normas legais são seguidas.
• Colaboração – Além do armazenamento, o Ideals funciona como uma ferramenta de integração de colaboradores, o que facilita muito o trabalho em equipe.
• Compartilhamento seguro de documentos – O Ideals VDR tem várias camadas de segurança. Dentro da sala virtual, existem 8 níveis de permissão, o que ajuda na hierarquização das informações confidenciais.
• Relatórios – As salas de dados virtuais da Ideals ainda exibem insights em tempo real sobre as operações realizadas dentro do processo da PMI.

Resumo

• O número de transações de fusão e aquisição (M&A) está crescendo exponencialmente no Brasil
• Para que uma M&A obtenha os resultados esperados, é imprescindível ter uma boa Post-merger integration (PMI)
• A PMI bem feita traz valor para todas as partes envolvidas na transação
• A PMI parte dos líderes da empresa, mas conta com um planejamento que envolve a dedicação de diferentes setores
• Existem 11 passos essenciais para uma boa post-merger integration, divididos em 3 fases: planejamento amplo, detalhamento de planos e execução
• Seguindo algumas práticas, a chance de sucesso de uma PMI cresce muito
• Uma das principais práticas é o uso de uma Virtual Data-room, que garante não apenas a segurança e confiabilidade de todos os arquivos e informações do processo de PMI, mas também oferece ferramentas de colaboração entre equipes e funcionários

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