Data rooms físicos: O que são e como evoluíram?

Os data rooms, também conhecidos como salas de dados ou data rooms, já fazem presença no mundo corporativo há mais de um século. Mas enquanto que inicialmente tratava-se de espaços com arquivos físicos, hoje em dia o data room passa a ocupar cada vez mais a esfera digital.

A seguir, vamos entender melhor como o data room vem evoluindo para atender às necessidades do mundo dos negócios.

O que é um data room físico?

Um data room físico é um local seguro — digamos, um arquivo ou biblioteca de alta segurança. É um espaço onde documentos de caráter confidencial podem ser armazenados e revisados durante transações de peso, como no caso de fusões e aquisições (M&A) ou outros processos legais.

O acesso a estes ambientes é rigorosamente controlado, sendo conferido apenas para partes autorizadas que devem entrar no local para examinar os documentos ali.

Muitas empresas famosas costumavam oferecer acesso a data rooms físicos para o processo de due diligence em M&A. Entre elas, podemos lembrar:

• Merrill. Fundado há mais de século, em 1914, o banco de investimentos norte-americano atuou como provedor de data rooms por um longo tempo. Contudo, hoje em dia este serviço passou inteiramente para a esfera digital e se reinventou com o nome Datasite.
• RR Donnelley. Outra antiga empresa estadunidense de comunicações integradas (fundada em 1864), a RR Donnelley mudou o foco hoje em dia para os serviços virtuais. De data rooms físicos, passaram a oferecer data rooms virtuais (ou VDRs).
• Intralinks. Embora também tenha começado (em 1996) como provedora de data rooms físicos, a Intralinks não perdeu tempo em se unir aos novos avanços tecnológicos — já em 2002 passou a oferecer datas rooms virtuais, e hoje é uma das maiores provedoras do segmento.

O que é um data room virtual?

O data room virtual também é um espaço para hospedagem e compartilhamento de dados. Só que, como indica o nome, ele se encontra todo no ambiente digital, ou “virtual”.

Originalmente, os data rooms virtuais podiam ser plataformas de hospedagem em servidores locais — ou seja, parte de uma rede privada ou “fechada”. Já  hoje em dia, a maioria dos data rooms é acessível através da internet e conta com hospedagem de arquivos na nuvem.

Via de regra, o data room costuma ter seu foco no aspecto da segurança. Por ser uma ferramenta destinada especialmente para transações de grande importância e confidencialidade, os data rooms digitais contam com uma série de funcionalidades feitas para impedir o acesso de pessoas não desejadas e evitar vazamentos e ataques de hackers.

Evolução dos data rooms físicos para o espaço virtual

Com o andar da carruagem tecnológica, era inevitável que os data rooms físicos evoluíssem e entrassem no espaço digital. Com as demandas por mais eficiência, acessibilidade e segurança nas transações comerciais, surgiu seu equivalente digital: o data room virtual.

Foram vários os fatores que aceleraram esta transformação. Sobretudo, podemos notar que entre a média cada vez maior de transações de M&A que acontecem a todo ano, temos também uma quantidade sempre maior de transações internacionais. E embora as fronteiras não sejam barreira para o mundo dos negócios, são um inconveniente quando é necessário enviar executivos, contadores e corretores para o outro lado do mundo a fim de fazer due diligence sobre uma possível aquisição. 

Com a aceleração e globalização no mundo dos negócios, a proposta de valor dos data rooms virtuais se torna significativamente mais atraente.

Por que as empresas preferem data rooms virtuais aos data rooms físicos?

No ambiente moderno de negócios intensos e corridos, logo se percebe que o uso dos data rooms virtuais oferece diversas vantagens — não só em economia de tempo e dinheiro, mas até em um nível maior de segurança e capacidade de cooperação.

Custo-benefício

Por vários motivos, os data rooms virtuais cabem muito melhor no bolso:

• Não é preciso alugar um local físico para hospedagem de dados
• O VDR não faz necessária a locomoção de funcionários até o local onde se encontram os dados
• A maioria dos data rooms virtuais oferece vários tiers de maior ou menor custo, permitindo que a empresa pague apenas pelas funcionalidades, espaço ou número de usuários necessários.

Economia de tempo

Por motivos similares, os data rooms digitais de hoje em dia economizam um tempo enorme para todas as partes envolvidas. E, como dizem, “tempo é dinheiro”.

Com um data room virtual:

• Não se perde tempo viajando para due diligence em um espaço físico
• Reuniões e discussões podem ocorrer em confidencialidade no espaço virtual
• Arquivos podem ser acessados até mesmo do seu celular, enquanto você vai para o trabalho

Segurança

Os data rooms virtuais são voltados para o aspecto de segurança, e oferecem um nível robusto de proteção que é difícil igualar em um ambiente puramente físico. Entre eles:

• Criptografia de alto nível: Protege dados sensíveis durante o armazenamento e a transmissão de arquivos.
• Controles de acesso: Com configurações granulares de permissão, você limita o acesso aos documentos para usuários autorizados.
• Trilhas de auditoria: O rastro de auditoria é um histórico de todas as atividades dos usuários na sala de dados virtual, o que garante transparência e responsabilidade no trabalho com os documentos.
• Marcas d’água: O uso de marcas d’água dinâmicas, uma funcionalidade que os melhores data rooms oferecem, evita o compartilhamento não autorizado de arquivos, marcando documentos com informações específicas do usuário que os acessa (como IP ou nome do usuário).
• Autenticação de dois fatores (2FA): Acessos a partir de novos dispositivos exigem uma camada extra de verificação além das senhas, autenticando que a pessoa em questão realmente tem acesso ao ambiente virtual.

Escalabilidade

Os VDRs dão acesso instantâneo a quantidades enormes de dados — algo que obviamente não é praticável em um espaço físico. 

Com um data room virtual, é possível armazenar e organizar milhares de documentos de forma estruturada, onde é mais fácil adicionar, gerenciar, pesquisar e acessar arquivos conforme necessário. 

Além disso, os data rooms permitem o acesso de usuários ilimitados, onde as várias partes podem colaborar simultaneamente a partir de diversos locais — ideal para transações complexas e de grande porte, onde o uso de salas de dados físicas acaba por se tornar um obstáculo.

Conveniência e flexibilidade

Por darem acesso a documentos importantes em qualquer lugar, a partir de laptops ou aparelhos móveis, os data rooms também oferecem muito mais conveniência. Com o uso de um VDR, acelera-se os processos comerciais, dado que os usuários podem visualizar e compartilhar dados em qualquer lugar do mundo.

Compliance

A transformação digital também acentuou a necessidade da regulação do espaço digital, o que por sua vez trouxe novas legislações como a HIPAA, nos EUA, ou a LGPD no Brasil. 

Também aqui, os data rooms virtuais são ideais para atender às demandas de proteção de privacidade e confidencialidade de dados dos usuários, garantindo a conformidade com as legislações vigentes.

Cenários de uso

Quais são as aplicações mais comuns dos data rooms, e existe algum cenário onde é melhor usar um data room físico? 

Vejamos.

Quando usar um data room virtual

Os data rooms virtuais são uma escolha superior para os principais casos de uso que vemos hoje em dia, entre os quais:

• Fusões e aquisições: Os VDRs são essenciais para compartilhar documentos confidenciais sem comprometer a segurança durante transações de M&A, incluindo o processo de due diligence e negociações relacionadas.
• Transações internacionais: Para negócios globais, os data rooms virtuais permitem que partes em diferentes locais acessem documentos simultaneamente, o que agiliza muito o processo.
• Manuseio de alto volume de documentos: Sempre que é preciso revisar ou conferir uma quantidade grande de documentos sensíveis, os data rooms virtuais são ideais para a tarefa, garantindo uma organização fácil, acesso seguro e colaboração eficiente.

Para M&A, operações internacionais, transações com alto volume de documentos confidenciais e outros cenários análogos, um dos melhores provedores de data rooms é a Ideals — como uma das líderes do mercado de VDRs, a provedora de data rooms oferece todas as últimas funcionalidades para garantir a gestão de documentos com segurança, eficiência e flexibilidade.

Quando usar uma sala de dados física

Sobram poucos argumentos em defesa dos tradicionais data rooms físicos, mas vale notar um cenário onde eles podem ser úteis: a falta de acesso confiável à internet. Em situações ou regiões onde a conectividade com a internet é limitada ou instável, a sala de dados física pode continuar sendo necessária para o compartilhamento seguro de documentos.

Para concluir

O que podemos tirar deste comentário sobre os data rooms físicos e sua comparação com as salas de dados virtuais?

• Os data rooms físicos surgiram como um espaço seguro para o armazenamento de documentos sigilosos durante transações comerciais de alta importância.
• Com o desenvolvimento tecnológico, os data rooms virtuais suplantaram o uso das salas de dados físicas.
• As principais vantagens dos data rooms virtuais: custo-benefício, mais segurança, escalabilidade, praticidade, e economia de tempo.

Se você ainda não começou a usar um data room para as operações da sua empresa, está na hora de começar. Confira as vantagens que a Ideals oferece aqui e aumente sua eficiência hoje mesmo!