Dá para hackear um data room virtual? Questões de segurança

O cenário de segurança nas transações modernas de M&A e due diligence está em constante evolução. Novas ameaças cibernéticas surgem regularmente, e já se calcula que o custo dos ataques digitais alcançará abismantes US$ 10,5 trilhões por ano em 2025. 

Para combater os perigos do mundo dos negócios virtuais, a primeira linha de defesa são os data rooms virtuais — ferramentas essenciais para colaboração e compartilhamento seguro de documentos. Mas surge aí a dúvida: Não é possível que também os data rooms possam ser hackeados? É essa a dúvida que abordamos hoje, conferindo as ameaças cibernéticas que nos ameaçam.

O que é um data room virtual?

Um data room virtual (VDR, sala de dados virtual ou simplesmente “data room”) é uma plataforma online de alta segurança usada para armazenar e compartilhar documentos confidenciais. 

Os data rooms são muito usados durante transações como fusões, aquisições ou processos de due diligence. Através deles, é possível estabelecer-se uma colaboração segura, fornecendo acesso controlado a usuários específicos e garantindo que apenas partes autorizadas possam visualizar, baixar ou modificar os documentos.

O que é mais seguro: data rooms ou armazenamento em nuvem?

Embora soluções de armazenamento em nuvem, como Google Drive ou Dropbox, sejam comumente usadas para compartilhamento de arquivos, elas são mais vulneráveis a violações de dados devido à falta de controle granular sobre o acesso e a segurança. 

Já os VDRs, sendo projetados especificamente para transações de alto valor, incluem uma série de camadas de segurança para evitar acessos não autorizados e garantir a integridade das informações confidenciais. 

Os riscos de negligenciar a segurança dos documentos

Negligenciar a segurança dos documentos pode ter consequências graves, especialmente em transações de alto valor. De fato, a falta de medidas adequadas de segurança é um dos fatores mais comuns que permite violações de dados, expondo informações confidenciais a atores maliciosos.

Entre as possíveis consequências das violações de dados, temos:

• Perda financeira devido a vazamentos ou ataques de ransomware
• Danos à reputação e perda da confiança dos clientes
• Ramificações legais e possíveis processos judiciais no âmbito de legislações de proteção de dados, como a GDPR (na Europa) e, no Brasil, a LGPD

Saiba mais aqui sobre os riscos de negligenciar a segurança dos documentos.

Entenda os data rooms virtuais: o que faz um data room seguro?

Todo data room virtual que se preze possui várias funcionalidades de segurança que o tornam uma opção confiável para transações sensíveis. Algumas destas funcionalidades certamente já lhe são familiares, enquanto que outras podem surpreender. 

Confira abaixo os principais recursos de segurança que você encontra nos melhores VDRs.

Segurança de acesso

Para proteger o acesso e garantir que só usuários autorizados possam ver o conteúdo do seu data room, são precisas funcionalidades de controle de acesso, como:

• Autenticação em dois fatores. É a famosa 2FA, que confirma a identidade do usuário quando ele acessa o data room em um novo dispositivo ou IP.
• Restrições de IP. Embora não presente em todos os data rooms, permite limitar o acesso ao data room a certas regiões geográficas ou banir IPs específicos.
• Personificação de segurança. Embora mais rara (disponível na Ideals), esta função traz uma medida adicional de segurança, permitindo que os administradores visualizem a plataforma como um outro usuário qualquer. É como a antiga funcionalidade de ver sua página do Facebook como um dos seus amigos. Isto permite garantir que nenhuma informação adicional esteja sendo revelada para usuários de acesso limitado.

Conformidade (certificações)

Uma forma rápida e fácil de garantir que seu VDR segue boas práticas e processos de segurança digital é conferir quais selos de certificação ele possui. 

Bons VDRs precisam ser compatíveis com as regulamentações internacionais de segurança, como ISO 27001 e a GDPR (na Europa), para garantir que as práticas de segurança atendam aos padrões mais elevados. Procure também selos como HIPAA, SOC-1 e SOC-2

Criptografia de dados em várias camadas

A criptografia de dados é aplicada em várias camadas para proteger as informações confidenciais de acessos não autorizados. Ao procurar o melhor data room para a sua empresa, confira se os dados contam com criptografia tanto em repouso (quando armazenados) quanto em trânsito, quanto quando são compartilhados com outros usuários.

Acesso granular 

Plataformas como a Ideals oferecem vários níveis de acesso, incluindo: somente visualização, visualização com comentários, edição, download, etc. Com isso, é possível controlar a atividade dos usuários na plataforma.

Histórico de atividades

O histórico, ou log de atividades permite ver quais usuários acessaram a plataforma, quando, por quanto tempo e com quais arquivos interagiram, o que ajuda a desincentivar vazamentos e identificar qualquer atividade suspeita.

Os logs de auditoria são essenciais para monitorar e rastrear acessos e ações realizadas nos documentos, garantindo a transparência e a responsabilidade.

Marcação dinâmica (watermarking)

Uma das principais formas de desencorajar o compartilhamento de materiais confidenciais é a marcação d’água dinâmica. Quando ativada, o sistema adiciona marcas d’água personalizadas aos documentos para desencorajar sua divulgação não autorizada.

Visualizadores de planilhas seguros e opções de visualização em grade

Certos VDRs incluem visualizadores de planilhas seguros e opções de visualização restrita, o que ajuda a proteger os dados em ambientes de visualização colaborativa.

Destruição remota

A destruição remota dos documentos oferece a capacidade de excluir arquivos de forma segura, mesmo após o compartilhamento e, em certos casos, mesmo após o usuário ter feito download do arquivo em questão. Para reter controle total sobre sua documentação, procure um data room com esta funcionalidade.

Chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente

A criptografia gerenciada pelo cliente permite que os próprios clientes gerenciem as chaves de segurança, garantindo maior controle no uso da plataforma.

Acordos de confidencialidade (NDAs)

Outra funcionalidade importante são os NDAS. Um VDR pode exigir que os usuários assinem acordos de confidencialidade (NDAs) antes de acessar os documentos, aumentando a proteção legal e desencorajando vazamentos e compartilhamentos não autorizados.

Dicas adicionais para evitar violações de dados

É possível hackear um data room virtual? Mesmo nomes importantes na indústria de data rooms podem não ter as melhores proteções contra ataques, como se deu no famoso caso de Datasite, que sucumbiu com facilidade a um ataque de hackers russos e comprometeu os dados de centenas de usuários.

Sendo assim, é bom seguir algumas práticas de higiene e segurança digital. Destacamos duas:

• Concentre-se na gestão de riscos associados a terceiros. Prepare a estrutura do data room antes de enviar convites para usuários e lembre-se de remover acessos de usuários que não mais estão associados à empresa ou ao projeto, seguindo o princípio de “need to know“.
• Esvazie as salas de dados após sua finalidade ter sido completada. Quando o processo de due diligence ou M&A, ou outro, tiver sido completado, não se esqueça de esvaziar o data room e remover os acessos a ela.

Por que você pode confiar em nós?

Em matéria de proteção de dados, a Ideals está na vanguarda do avanço tecnológico e é atualmente um dos provedores mais confiáveis do mercado. A Ideals possui mais funcionalidades de segurança do que muitos de nossos concorrentes, incluindo:

• 8 níveis de direitos de acesso aos documentos
• Autenticação em múltiplos fatores, incluindo SMS, e-mail e código em aplicativo
• Criptografia de dados avançada e em várias camadas
• Marcação dinâmica e controle total sobre as permissões dos documentos

Para concluir

Como vimos, a segurança dos data rooms virtuais é fundamental para garantir a proteção de transações de M&A e due diligence. Mas não só. Um bom data room precisa incluir medidas de proteção em vários níveis, entre as quais criptografia, auditoria de atividade e restrições de acesso.

Quando o data room oferece proteções insuficientes, ou quando seus usuários negligenciam as boas práticas, os resultados não são bonitos. Violações de dados, perda financeira, danos à reputação — os perigos são inúmeros.

E é exatamente por isso que compensa contar com um provedor confiável, como a Ideals. Se você está interessado em contar com nosso alto nível de proteção de dados, confira nossa página de preços e veja qual é o melhor plano para você — lembrando que você sempre pode contar com 30 dias de teste gratuito.