Áreas De Utilização Para O Exame De Auditoria da Empresa. Due Diligence

Essas plataformas online para armazenamento seguro de dados facilitam a investigação e análise documental (due diligence) de novos negócios e parceiros.

Introdução a data rooms para due diligence

A diligência prévia — chamada em inglês due diligence — é o processo de procurar e analisar dados sobre uma empresa com a qual você tenciona fazer negócios. Por exemplo, se está pensando em investir em uma startup, você fará a due diligence ao analisar todos os documentos legais que comprovam que essa é uma empresa legítima, bem como os relatórios de desempenho financeiro, previsões de mercado, e outros documentos que mostrem que seu investimento tem chances concretas de lhe trazer o retorno desejado.

Vê-se por aí porque o processo de due diligence é importante. A diligência prévia lhe dá as informações necessárias para você decidir se vai levar adiante um negócio — aquisição, fusão, investimento, compra, venda — ou não.

O que é uma data room virtual para due diligence?  

Uma data room virtual é uma sala de dados virtual — um espaço online protegido, onde você pode armazenar e compartilhar arquivos confidenciais com a certeza de que eles só vão ser vistos pelas pessoas autorizadas.

Graças a diversas características — como sistemas com diversos níveis de permissões para usuários, criptografia avançada, marcas d’água e outras — as virtual data rooms garantem que o administrador mantenha controle total sobre os dados confidenciais armazenados ali, ao mesmo tempo em que pode compartilhá-lo com dezenas de outros usuários. 

É por isto que mais e mais empresas estão usando data rooms virtuais para processos de diligência prévia e fusões e aquisições (M&A). Primeiro, porque usar uma sala de dados virtual aumenta incalculavelmente o seu nível de controle sobre as informações confidenciais que você compartilha. E segundo, porque ela diminui muito o tempo que você gasta enviando documentos para todas as partes interessadas em um processo corporativo.

Por que as data rooms virtuais são essenciais para diligência prévia?

Vamos ver mais em detalhe porque é que hoje em dia as virtual data rooms são praticamente imprescindíveis para processos de due diligence.

Maior segurança dos documentos

Com uma sala de dados virtual, você tem certeza de que só as pessoas autorizadas vão ter acesso aos documentos confidenciais de sua empresa. Como administrador, você controla quem pode ver, editar, baixar e imprimir quais documentos. Marcas d’água personalizadas desencorajam qualquer usuário mal-intencionado de compartilhar um documento fora da data room. 

Outros recursos, como autenticação em duas etapas e criptografia avançada, impedem que hackers consigam acesso às suas informações confidenciais.

Conformidade com requisitos legais

Em certas áreas, as empresas têm de respeitar legislações que exigem determinados níveis de segurança da informação. Usando uma sala de dados virtual que tenha as necessárias certificações, você atende automaticamente às leis pertinentes, sem ter que se preocupar em revisar e atualizar os sistemas e métodos da sua empresa.

Ferramentas de gestão de documentos

Achar arquivos no computador, anexá-los e enviá-los por email é trabalhoso, especialmente quando você tem de fazer isso para muitas pessoas. E sempre há aquele destinatário que não recebe o email, ou não o acha mais na caixa de entrada, ou não consegue abrir o anexo. Para nem falar da confusão que se arma quando várias pessoas lhe mandam múltiplas versões editadas do mesmo documento. 

E quando um processo implica o trâmite de dezenas de documentos diferentes, deixar tudo isso organizado vira um pesadelo.

Uma data room virtual permite que você faça o upload de dezenas de documentos uma vez só. Com as ferramentas de organização, você consegue criar pastas, renomear arquivos, e criar índices com alguns cliques. E as ferramentas de colaboração permitem que vários usuários trabalhem nos mesmos documentos sem que haja duplicatas.

Suporte multilíngue

Quando suas transações envolvem parceiros e empresas em outros países, a língua pode ser uma barreira. Mas não se você usar uma data room virtual. Os melhores provedores de salas de dados virtuais oferecem serviços de suporte multilíngue, de modo que se seus parceiros estrangeiros tiverem qualquer dificuldade de acessar ou usar a plataforma, eles terão ajuda na sua própria língua, sem que você tenha que se preocupar.

Perguntas e respostas (Q&A) e chat

Quando sua equipe está coordenando uma transação importante, eles podem ter de responder a mesma pergunta várias vezes, vinda de diversas pessoas. Para evitar essa perda desnecessária de tempo, as data room virtuais têm ferramentas de Q&A que permitem criar e compartilhar as respostas com vários ou todos os usuários da sala. 

E caso alguém tenha uma pergunta que ainda não está no Q&A, pode contatar o administrador por chat e expor sua dúvida.

Como escolher uma virtual data room para diligência prévia?

Claro que só você e sua equipe sabem quais são suas necessidades específicas. Mas quando se trata de armazenamento e compartilhamento virtual de dados, alguns quesitos são constantes. Então, quando for escolher seu provedor de virtual data rooms, é bom prestar atenção se ele tem as características a seguir.

Gestão de documentos prática

Se você decidiu migrar para uma sala de dados virtual, é porque quer facilitar sua vida. É importante que o software ofereça algumas facilidades, como:

• Upload em massa: em vez de selecionar e subir os arquivos um a um, você consegue selecionar e fazer o upload de pastas inteiras. 
• Indexação automática: o próprio software se encarrega de numerar e listar os documentos e pastas — e de atualizar o índice quando necessário.
• Busca no texto: com esta ferramenta, você consegue facilmente localizar todos os documentos que contém a palavra-chave que lhe interessa.

Segurança de documentos

De novo, a segurança é o principal diferencial de uma data room virtual em relação a outros serviços de armazenagem de dados online. Se você vai usar uma dessas salas, certifique-se de que ela oferece ferramentas como:

• Permissões de usuário detalhadas: são aquelas que lhe permitem decidir não só quais grupos de usuários têm acesso a quais pastas, mas também como cada usuário individual pode interagir com cada documento.
• Visão de cerca: este tipo de visualização protegida permite que o usuário veja apenas uma parte restrita do documento por vez.
• Destruição à distância: esta ferramenta permite que você retire a permissão de um usuário de acessar um documento, mesmo depois de ele ter baixado o documento.

Relatórios 

• Relatório de atividade do usuário: muitas vezes, é importante para você saber o nível de interesse que uma das partes tem na transação proposta. Esta ferramenta permite que você veja exatamente o que cada usuário fez na sala de dados — quais palavras procurou, quais documentos acessou, quando, quantas vezes, e por quanto tempo.
• Auditoria: com esta ferramenta, você consegue criar relatórios detalhados das atividades no interior da sala de dados, para cumprir regulamentos internos e apresentar em reuniões. 

Em resumo

Usar uma virtual data room melhora de várias maneiras a due diligence para processos corporativos como M&A. Além de reduzir drasticamente o tempo gasto enviando, recebendo e gerindo documentos, o uso dessas salas virtuais aumenta de forma incalculável a segurança de dados e documentos.

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